L’inventario di magazzino è una tappa fondamentale per ottimizzare la logistica della propri azienda. Eseguire un inventario di magazzino dettagliato è importante al fine della riduzione dei costi e soprattutto può essere un buon modo per organizzare la struttura interna del proprio deposito.

Questa operazione serve per avere una reale percezione dei prodotti in magazzino così da conoscere di ogni prodotto l’esatta ubicazione e quantità.
Eseguire l’inventario di magazzino inoltre permette di avere informazioni dettagliate in modo avere ben chiare le quantità di beni da acquistare e da definire chiaramente le vendite.

Prima di entrare nel dettaglio di questa guida bisogna fare una dovuta premessa, non tutti gli inventari sono dello stesso tipo.
Le informazioni contenute in questa guida si rivolgono a tutte quelle realtà che dispongono di magazzini di piccole dimensioni e con un numero circoscritto di merci stoccate.

Per le realtà più strutturate che hanno magazzini di grandi dimensioni e con un numero elevato di merci è necessario affidarsi ad aziende specializzate dotate di tutta la strumentazione necessaria per effettuare un inventario di magazzino in maniera precisa restituendo un report dettagliato, facilmente consultabile ed efficace.

Come ci si prepara all’inventario di magazzino?

Per effettuare l’inventario di magazzino gli strumenti imprescindibili sono un foglio di calcolo Excel sul quale annotare i prodotti (in alternativa si possono software di inventario o fogli di lavoro), una calcolatrice e, ultimi ma non meno importanti, carta e penna.

Il primo passaggio è quello di suddividere i prodotti in due categorie:

1. articoli che si esauriscono facilmente;
2. articoli “meno vendibili”.

Questa suddivisione è necessaria perché i prodotti molto richiesti devono essere collocati in aree del magazzino facilmente accessibili mentre i prodotti meno richiesti possono essere collocati in aree più marginali del deposito.

Il secondo passaggio, semplice quanto fondamentale, è quello di etichettare tutti gli scaffali del magazzino in modo da poter trovare subito i prodotti presenti in magazzino.

Una volta eseguito i primi due passaggi e aver fatto ordine nel magazzino è necessario catalogare tutte le merci all’interno del foglio Excel. Nel foglio di calcolo andranno indicate:

• Categoria di appartenenza;
• Descrizione dell’articolo;
• Codice dell’articolo;
• Giacenza;
• Data di arrivo del prodotto;
• Costo del prodotto;
• Data di esaurimento.

Una volta completato il foglio di calcolo si avrà una reale percezione delle merci presenti nel magazzino e si avrà uno strumento facilmente aggiornabile per monitorarne l’andamento.