Dall’archiviazione digitale all’ottimizzazione del workflow
Secondo quanto elaborato dall’Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica, in Italia, tra gennaio e giugno del 2019, sono state emesse 850 milioni di fatture elettroniche e 3,2 milioni sono le aziende che hanno inviato almeno una fattura elettronica, per il 54% B2B e per il 44% B2C.
Oltre agli obblighi normativi, però, digitalizzare è un’opportunità per le aziende, perché permette di ridurre i costi, favorire lo smart working e migliorare il lavoro.
Non solo digitalizzando le fatture, ma anche, ad esempio, documenti di trasporto e ordini.
Dematerializzazione e riduzione dei costi
Uno degli esempi più classici del passaggio dalla carta al digitale riguarda le fatture.
In questo caso, le aziende hanno dovuto adeguarsi ad un obbligo normativo, ma è un buon esempio per capire, conti alla mano, quanto si possa risparmiare in termini di tempo e di costi passando alla dematerializzazione.
Tra le operazioni che riguardano un documento come la fattura, ci sono i processi di stampa e di imbustamento, con il conseguente consumo di carta, ma anche tutte le operazione di archivio, di smistamento, di invio.
L’Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano ha calcolato che con il passaggio alla fattura elettronica si risparmiano circa 8 euro per singolo documento.
Il processo di dematerializzazione per le fatture è cominciato già nel 2014 per la Pubblica Amministrazione, mentre è diventato obbligatorio per i privati da gennaio di quest’anno.
Oltre alle fatture, ci sono molti documenti che possono essere digitalizzati, ma che ancora oggi vengono gestiti in forma cartacea, come preventivi e ordini.
La gestione dei documenti cartacei, secondo una ricerca di IDC, porta via circa 3,6 ore alla settimana per ogni lavoratore. Inoltre, ogni foglio costa circa 2 euro all’anno.
Eppure, oggi grazie alla firma elettronica o altri sistemi di codifica, i documenti digitali hanno lo stesso valore giuridico di quelli cartacei.
Conservazione digitale e miglioramento del lavoro
Oltre a risultare ormai anacronistico – in un mondo che è sempre più attento alla lotta allo spreco e dove il digitale è entrato in ogni aspetto della propria vita – gestire a mano una grande mole di documenti cartacei porta il rischio che alcuni vadano persi, che non vengano catalogati e archiviati correttamente e con ordine, che i lavoratori debbano impiegare una grande quantità di tempo, quando comunque l’errore umano è sempre inevitabile.
Uno dei vantaggi, quindi, di avere a che fare con documenti digitalizzati è quello di poterli archiviare con ordine.
Inoltre, permette di accedere ai documenti in qualunque momento anche da remoto e da qualsiasi device, e rende più agevole anche lo scambio dei documenti stessi, come ad esempio nel caso di un invio di un contratto che possa essere firmato direttamente in forma digitale.
Tra gli aspetti da considerare c’è sicuramente una certa resistenza da parte dei lavoratori che sono abituati a gestire tutto “alla vecchia maniera”, ma il tempo e il costo dedicato alla formazione sicuramente ripaga l’azienda perché avere un sistema collaudato e condiviso di gestione dei documenti rende poi tutte le attività molto più semplici e veloci.
Il lavoro da remoto, nel rispetto delle tempistiche di lavoro concordate, favorisce l’adozione dello smart working, una scelta che molte aziende stanno adottando e che probabilmente diventerà sempre più frequente in futuro.
Senza considerare, ad esempio, i documenti di trasporto, gli avvisi di consegna, le conferme degli ordini. Rendere tutto digitale sicuramente facilita il lavoro stesso.
Archiviare in sicurezza
Tra gli aspetti da considerare nel processo di digitalizzazione e archiviazione, c’è la necessità che i documenti siano facilmente accessibili.
Allo stesso tempo, però, è necessario rispettare le norme che riguardano la privacy se si ha a che fare con dati terzi, ma anche la stessa privacy aziendale deve essere protetta.
Inoltre, così come nell’archiviazione cartacea, l’errore umano può coinvolgere anche l’archiviazione digitale, se non si considera a monte una modalità chiara e condivisa.
Un altro aspetto da considerare riguarda l’utilizzo della memoria e la gestione della stessa, insomma lo “spazio” necessario per raccogliere e conservare tutti i documenti.
Utilizzare una piattaforma software
Esistono diversi programmi non solo per 
archiviare i documenti, ma anche per gestirli. Tra le caratteristiche proposte, ad esempio, quella di poter lavorare in cloud, di poter sincronizzare i diversi dispositivi che si utilizzano, quindi quando viene effettuata una modifica al file tramite un device, automaticamente verrà apportata anche su tutti gli altri device utilizzati; la possibilità di modificare e inviare il documento tramite il sistema stesso; la possibilità di categorizzare e taggare il documento tramite tool, così da archiviarlo più facilmente. In questo caso, risulta poi molto più semplice filtrare e cercare i documenti archiviati.
Più l’interfaccia è comprensibile e di facile utilizzo, più il team di lavoro sarà invogliato ad adottare questa soluzione.
Generalmente la maggior parte dei software si può integrare con altri sistemi gestionali e può collaborare con altri software.
Tra i vantaggi, inoltre, ci sono anche la sicurezza e la protezione dei file, ad esempio tramite password.
Analizzare i documenti
Utilizzando delle piattaforme analitiche, è possibile “leggere” i contenuti dei documenti, per capire il livello di efficienza dell’azienda.
Un po’ come avviene quando si consultano i cosiddetti insight dei social network – che incidenza stanno avendo le mie campagne? – così è possibile tenere traccia delle operazioni che vengono effettuate, per studiare e modulare una strategia sempre più efficace.
Il Workflow Management
Il workflow è l’automazione totale o parziale di un processo aziendale.
Nella gestione documentale digitalizzata, si parla di workflow management, ovvero la gestione dei flussi dei documenti.
I processi di dematerializzazione, digitalizzazione, archiviazione, possono sembrare complicati per chi poi operativamente lavora sul singolo documento.
Non avrebbe senso inserire in azienda un processo che porta via più tempo, quando dovrebbe servire proprio al contrario.
Così come viene analizzato un flusso logistico, grazie ai dati in proprio possesso, allo stesso modo si possono analizzare i flussi documentali, a vantaggio dell’ottimizzazione del workflow.
Già in fase di digitalizzazione è utile analizzare i flussi dei documenti cartacei, così da capire come trasformarli in flussi di documentazione digitale per aumentare l’efficienza.
Il workflow management permette non solo di definire il flusso di lavoro, ma anche di automatizzarlo, stabilendo delle “regole” da seguire. In questo modo, passare alla digitalizzazione dei documenti aziendali significa anche poter utilizzare i software per organizzare il lavoro stesso.
Prima ancora di scegliere un software per la gestione dei documenti, sarebbe bene analizzare quali sono le proprie esigenze e obiettivi, identificare il flusso e chi fa cosa e quando.
Grazie al workflow management è quindi possibile pianificare tutti gli aspetti, per scegliere i software e i tool più adatti, impostando procedure chiare e condivise.
