Fatture elettroniche obbligatorie per la pubblica amministrazione: una questione anche logistica
Premessa
Una novità nella bozza della Finanziaria 2008 di cui si parla poco è l’obbligo per le imprese – pena la non pagabilità della fornitura – di inviare fatture elettroniche alla pubblica amministrazione.
Non si sa ancora quando l’obbligo diventerà esecutivo. La legge dice solo «tre mesi dopo l’approvazione del decreto attuativo». Saranno tre mesi intensi se non ci si prepara per tempo.
Dopo la Danimarca, l’Italia è il secondo paese ad aver introdotto l’obbligatorietà della fatturazione elettronica: una «imposizione a fin di bene» per spingere le aziende a scambiarsi fatture elettroniche. I benefici ottenibili dalla fatturazione elettronica si stimano infatti in miliardi di euro.
I vantaggi della fatturazione elettronica
In Italia, quando si parla di fatturazione elettronica, si parla quasi sempre di dematerializzazione, di eliminazione dell’archivio cartaceo.
Eliminare i faldoni porta un risparmio valutabile in alcune decine di centesimi di euro a fattura. Visto che in Italia si emettono circa 1,4 miliardi di fatture B2B all’anno, si tratta di benefici significativi.
Il vero risparmio, però, viene dalla trasmissione elettronica della fattura (circa 1 euro a documento) e, ancora di più, dal fatto di ricevere una fattura elettronica elaborabile e poterla inserire direttamente a sistema (da 2 a 10 euro a documento).
I vantaggi sono evidenti, e non investono solo l’area amministrativa, ma l’intera supply chain: infatti, una volta che ci si scambiano fatture elettroniche, il passo è breve per cominciare a scambiarsi anche altri documenti (ordini, bolle e note di credito) per via elettronica.
La fatturazione elettronica diventa allora interessante anche per il Responsabile Logistica, come strumento per migliorare l’integrazione con clienti e fornitori, rendere più reattivo il processo produttivo, ridurre le scorte, migliorare i lead time.
Tutto ciò, però, vale solamente se si riesce ad inviare e/o a ricevere una proporzione importante delle proprie fatture per via elettronica. Finché le fatture elettroniche sono poche, i costi sono generalmente maggiori dei vantaggi.
L’obbligo di legge ha il grande merito di obbligare le aziende a superare la massa critica; adesso bisogna capire come implementarlo in pratica.
Come inviare fatture elettroniche
Il problema fondamentale è come abilitare decine di migliaia di PMI ad inviare fatture elettroniche.
Inviare fatture elettroniche vuole dire tre cose:
- Generare, più o meno automaticamente, fatture elettroniche a partire dal sistema gestionale;
- Trasmettere in modo automatico e sicuro le fatture;
- “Sigillare” i file fattura con la firma elettronica qualificata richiesta dal legislatore e archiviarli nel rispetto delle disposizioni di legge.
Per generare fatture elettroniche dal gestionale non basta che il sistema sia in grado di generare fatture in PDF: il file PDF deve essere accompagnato da un file indice che contiene i dati necessari per archiviare la fattura.
Se si vuole che il cliente possa utilizzare la nostra fattura elettronica anche per alimentare automaticamente il suo sistema contabile, sarà necessario che il file fattura in formato immagine sia accompagnato da un file strutturato, in formato TXT o XML, contenente tutti i dati di cui il gestionale ha bisogno.
Sfortunatamente i sistemi gestionali utilizzati dalle PMI generalmente non sono in grado di generare file fattura “strutturati”.
Poi c’è il problema del formato, dello standard: anche se il mio sistema gestionale riesce a generare un file fattura in un dato standard XML, non è affatto detto che il gestionale del mio cliente sia in grado di leggere quello standard.
La trasmissione non pone problemi particolari salvo il fatto che il modulo software di fatturazione elettronica deve essere capace di “distinguere” le fatture destinate a clienti che hanno dato il proprio accordo a ricevere fatture elettroniche da quelle destinate a clienti che vogliono ricevere fatture per posta, che quindi vanno stampate.
Per quanto riguarda la pubblica amministrazione, la legge finanziaria prevede che la trasmissione delle fatture elettroniche avvenga attraverso un Sistema di Interscambio che fa da interfaccia fra imprese e pubblica amministrazione.
L’apposizione della firma qualificata sulla fattura e la sua archiviazione sostitutiva nel rispetto delle norme di legge è un tema delicato. Data la complessità e la “novità” della norma, è un servizio che gran parte delle PMI preferiranno affidare ad operatori terzi specializzati.
Una soluzione per l’invio di fatture elettroniche
Optiinvoice – un software sviluppato da una piccola start-up svedese e appena lanciato in Italia – nasce proprio con l’obiettivo di rendere la fatturazione elettronica “a portata di PMI“.
Il prodotto è costituito da due moduli, il Sender e il Receiver.
Il Sender cattura i dati presenti nella fattura direttamente nello spool di stampa, senza toccare il gestionale, un tool grafico di configurazione permette di impostare il modello per le proprie fatture.
Ogni volta che viene stampata una fattura, il programma verifica se è diretta ad un cliente che ha dato il proprio accordo a ricevere fatture elettroniche.
Se sì, Optiinvoice Sender cattura l’immagine e i dati contenuti nella fattura e, dopo aver cifrato e firmato il file, lo invia per mail. In questo modo il destinatario è sicuro che la fattura proviene proprio dal suo fornitore.
Il modulo Receiver, installato presso il destinatario della fattura, verifica la correttezza della firma elettronica che “sigilla” il documento, lo decripta e quindi ne estrae un file fattura nel formato immagine, testo (TXT) o nello standard XML (UBL, Finvoice, ABI-CBI,…) scelto dal destinatario.
Se tutto è ok, il mittente riceve automaticamente una notifica per mail dell’avvenuta ricezione della fattura.
Oltre alle fatture, il programma permette di scambiare ordini, note di credito, note di debito e bolle.
Poiché il programma “sigilla” i documenti inviati con una firma elettronica “avanzata” e non con la firma “qualificata” richiesta dal legislatore italiano, le fatture inviate con Optiinvoice devono essere stampate (materializzate) da mittente e destinatario.
Per superare il problema, e inviare fatture elettroniche ex-lege basta “dirigere” il flusso di fatture prodotte da Optiinvoice verso un operatore specializzato come Intesa (Gruppo IBM), che provvederà a firmare le fatture, a mandarle in archiviazione sostitutiva, e se sono destinate ad enti pubblici, a inoltrarle al Sistema di Interscambio.
Il modulo Sender è completamente gratuito e si installa in meno di una ora.
Il modulo Receiver, anch’esso in download gratuito, funziona a consumo: per ogni fattura ricevuta viene dedotto uno “scatto”, pari a 10 centesimi di euro.
Optiinvoice offre alle aziende la possibilità di “segnalare” ai propri partner commerciali la propria disponibilità ad inviare/ricevere fatture elettroniche, con una semplice – e ovviamente gratuita – iscrizione al sito.
La comunità delle aziende “pronte” viene visualizzata su una mappa, che verrà presto arricchita di nuove funzioni di ricerca e di “matching”.
