Efficacia ed efficienza sono due concetti fondamentali nella gestione aziendale e assumono un’importanza particolare quando vengono applicati alla logistica. Essere efficaci significa raggiungere l’obiettivo prefissato. Essere efficienti significa farlo utilizzando al meglio tempo, persone, mezzi e risorse economiche.
Nella logistica, consegnare tutti gli ordini entro la data promessa significa, per esempio, essere efficaci. Riuscire a farlo riducendo chilometri percorsi, tempi di preparazione, scorte e costi significa anche essere efficienti.
L’obiettivo è quindi integrare entrambe le dimensioni: garantire il livello di servizio richiesto dal cliente evitando sprechi e costi non necessari.

Efficacia ed efficienza: qual è la differenza?

L’efficacia misura la capacità di conseguire un risultato. La domanda da porsi è: “Abbiamo raggiunto l’obiettivo?”
L’efficienza considera invece il rapporto tra il risultato ottenuto e le risorse impiegate: “Abbiamo raggiunto l’obiettivo nel modo migliore?”
Un’attività può quindi essere efficace ma poco efficiente.
Un magazzino che prepara 1.000 ordini entro la fine della giornata raggiunge il proprio obiettivo. Se, però, per farlo deve ricorrere sistematicamente agli straordinari, movimentare più volte la stessa merce o impiegare risorse in eccesso, il processo presenta evidenti margini di miglioramento.
Allo stesso modo, un trasporto può rispettare l’orario di consegna utilizzando però un camion caricato solo al 40% della sua capacità.

Cosa significa avere una logistica efficace

Una logistica efficace è in grado di rispettare gli obiettivi di servizio stabiliti dall’azienda e le aspettative del cliente.
Gli indicatori variano a seconda del settore, ma riguardano generalmente puntualità delle consegne, disponibilità dei prodotti, correttezza degli ordini e capacità di risposta.
Un’azienda e-commerce che promette la consegna entro 48 ore è efficace se riesce a mantenere con continuità questo impegno. In ambito industriale, invece, l’efficacia può consistere nel garantire che componenti e materie prime siano disponibili nel momento necessario, evitando interruzioni della produzione.

Cosa significa avere una logistica efficiente

Una logistica efficiente raggiunge gli obiettivi operativi utilizzando le risorse nel modo più razionale possibile.
In magazzino può significare ridurre i percorsi degli operatori attraverso un layout più funzionale. Nei trasporti può voler dire migliorare la pianificazione delle rotte, aumentare il riempimento dei mezzi e limitare i viaggi a vuoto.
Anche la gestione delle scorte contribuisce all’efficienza: quantità eccessive immobilizzano capitale, mentre livelli troppo bassi aumentano il rischio di stock-out.

Logistica efficace ma non efficiente: un esempio concreto

Immaginiamo un distributore che debba consegnare quotidianamente 100 ordini.
L’azienda riesce a completarli tutti entro la giornata prevista, ma utilizza dieci mezzi con un carico medio del 50%. I percorsi sono organizzati manualmente e alcuni veicoli coprono tragitti parzialmente sovrapposti.
Attraverso una migliore pianificazione potrebbe essere possibile raggruppare le consegne, aumentare il carico medio e servire gli stessi clienti con otto mezzi.
Il livello di servizio resterebbe invariato, mentre diminuirebbero chilometri percorsi, carburante, ore di guida e costi operativi.
Logistica efficiente ma non efficace: quando ridurre i costi non basta
Può verificarsi anche la situazione opposta.
Un’impresa potrebbe decidere di far partire i mezzi soltanto quando sono completamente carichi. Dal punto di vista della saturazione questa scelta appare conveniente.
Se però l’attesa provoca ritardi nelle consegne, il risparmio ottenuto compromette il servizio al cliente.
Lo stesso accade nella gestione dell’inventario: ridurre troppo le scorte può diminuire il capitale immobilizzato, ma aumentare il rischio che un prodotto non sia disponibile quando viene richiesto.
Per questo motivo costi e produttività non dovrebbero mai essere valutati senza considerare anche la qualità del servizio.

Come rendere il magazzino più efficace ed efficiente

Il magazzino è uno degli ambiti nei quali efficacia ed efficienza possono essere misurate con maggiore precisione.
Una prima leva riguarda il layout. Posizionare gli articoli ad alta rotazione nelle aree più facilmente accessibili consente di accorciare i percorsi e velocizzare il picking.
Anche le modalità di prelievo possono incidere sulle performance. Batch picking, zone picking e wave picking permettono, in determinati contesti, di gestire più ordini riducendo spostamenti e tempi operativi.
I sistemi WMS, Warehouse Management System, aiutano inoltre a coordinare ubicazioni, missioni di prelievo, inventario e movimentazioni, riducendo errori e attività non necessarie.
Consideriamo due magazzini che preparano entrambi 5.000 righe d’ordine al giorno con la stessa accuratezza. Se il primo necessita di 400 ore-uomo e il secondo di 300, il secondo utilizza le proprie risorse in modo più efficiente.
Per maggiori approfondimenti, è possibile consultare la guida alla progettazione ottimale del magazzino.

Efficienza dei trasporti e pianificazione delle consegne

Nel trasporto entrano in gioco saturazione dei mezzi, chilometri percorsi, tempi di attesa, numero di fermate e organizzazione degli itinerari.
Supponiamo che un’azienda debba servire dieci clienti situati nella stessa area geografica. Senza una pianificazione coordinata, diversi mezzi potrebbero attraversare più volte le stesse zone.
Un sistema di ottimizzazione dei percorsi può invece individuare una sequenza più conveniente delle fermate tenendo conto di distanze, finestre temporali, capacità dei veicoli e priorità degli ordini.
La riduzione dei costi, però, deve sempre essere compatibile con gli orari e i livelli di servizio concordati.

Gestione delle scorte: trovare l’equilibrio tra servizio e costi

La gestione delle scorte mostra chiaramente perché efficacia ed efficienza debbano essere considerate insieme.
Disponibilità elevate possono facilitare l’evasione immediata degli ordini, ma generano costi di stoccaggio, capitale immobilizzato e rischio di obsolescenza.
Una politica troppo restrittiva produce l’effetto opposto e può causare rotture di stock.
Per questo una gestione evoluta dell’inventario utilizza previsioni della domanda, tempi di approvvigionamento, scorte di sicurezza e classificazioni ABC per determinare livelli coerenti con le reali esigenze della supply chain.
L’obiettivo non è quindi avere più o meno scorte, ma avere le scorte corrette.

Quali KPI utilizzare per misurare efficacia ed efficienza logistica

Per migliorare un processo è necessario misurarlo. I KPI logistici consentono di valutare sia il servizio offerto sia l’impiego delle risorse.
Per l’efficacia possono essere osservati:

• OTIF (“On Time In Full”) e puntualità delle consegne;
• percentuale di ordini completi;
• accuratezza degli ordini;
• disponibilità del prodotto;
• resi causati da errori logistici.

Per l’efficienza risultano invece utili:
• costo logistico per ordine;
• produttività del picking;
• tempo medio di preparazione;
• saturazione dei mezzi;
• chilometri a vuoto;
• rotazione delle scorte;
• utilizzo dello spazio di magazzino.

I KPI devono essere letti congiuntamente. Una riduzione del costo per ordine, per esempio, perde valore se nello stesso periodo aumenta sensibilmente il numero delle consegne in ritardo.

Tecnologia e dati per una logistica più efficiente

Digitalizzazione e automazione mettono a disposizione strumenti utili per migliorare le performance logistiche.
WMS per il magazzino, TMS per il trasporto, sistemi ERP, software di demand forecasting e strumenti di Business Intelligence permettono di raccogliere e utilizzare i dati generati lungo la supply chain.
La tecnologia produce valore quando interviene su problemi concreti: riduzione dei tempi di preparazione, maggiore precisione dell’inventario, previsione della domanda o ottimizzazione delle rotte.
Lo stesso vale per robot mobili, sistemi automatici di stoccaggio e prelievo e tecnologie di sorting: l’investimento deve essere proporzionato ai volumi, ai flussi e agli obiettivi aziendali.

Come costruire una logistica efficace ed efficiente

Non esiste un’unica soluzione valida per ogni impresa. Volumi, prodotti, clienti, rete distributiva e livelli di servizio rendono ogni organizzazione logistica differente.
Il punto di partenza consiste nel definire obiettivi misurabili, individuare le principali inefficienze e intervenire sui processi con maggiore impatto.
Gli ambiti di miglioramento possono comprendere layout e picking di magazzino, gestione delle scorte, trasporti, automazione e utilizzo dei dati.
Una logistica efficace ed efficiente riesce così a soddisfare il cliente mantenendo sotto controllo costi, tempi e risorse. È questo equilibrio a rendere la supply chain più competitiva e capace di adattarsi ai cambiamenti del mercato.

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