Come scegliere un nuovo sistema ERP per l’azienda? Ecco cosa valutare
Aggiornare il proprio sistema ERP (Enterprise resource planning) aziendale, o introdurne uno, significa operare una decisione strategica che vincolerà l’azienda per i successivi dieci/dodici anni.
Una decisione importante, da prendere avendo ben presenti quali sono le necessità aziendali e soprattutto guardando a quelli che potrebbero essere gli sviluppi della propria attività.
Un sistema ERP gestisce tutte le principali aree funzionali di una impresa, dalla produzione alla logistica e magazzino.
Data la centralità di questo sistema nelle attività aziendali, la scelta dell’ERP deve essere presa valutando due aspetti:
- da un lato scegliere il system integrator che meglio si adatta alle necessità e alle strutture attuali dell’impresa;
- dall’altro scegliere la soluzione ERP con le migliori possibilità di implementazioni così da essere in grado di rispondere alle future esigenze di trasformazione digitale.
Sistema ERP, quando investire per introdurlo in azienda
Le motivazioni che spingono un’impresa, anche del settore logistico, a introdurre un sistema ERP (Enterprise resource planning) sono molteplici: dalle realtà che vogliono razionalizzare i propri applicativi a quelle che hanno come obiettivo quello di modernizzare i loro sistemi ormai obsoleti.
In particolare, le aziende dovrebbero pensare di investire su un nuovo sistema ERP quando quello in uso non è più in grado di rispondere alle necessità funzionali della propria organizzazione.
Un’altra ragione per investire su un nuovo sistema ERP è quando un’attività si trova a lavorare con un sistema ormai troppo rigido.
In particolare, questa eventualità si riscontra nei sistemi Enterprise resource planning in uso all’interno dell’azienda da molto tempo, questo ha comportato una customizzazione graduale nel tempo che però ha portato a una rigidità del sistema.
In questo caso la riorganizzazione dell’ERP comporta degli investimenti talmente tanto ampi che è consigliabile prendere in considerazione l’opzione di investire su un sistema totalmente nuovo.
Investire in un parco applicativo è una necessità soprattutto quando l’azienda ha subito dei cambiamenti strutturali importanti, in seguito a crescita, espansione, acquisizioni o fusioni. In questo caso dei nuovi sistemi sono necessari per armonizzare i nuovi ambienti della azienda.
Un’altra ragiona alla base della scelta di un nuovo sistema ERP si pone quando l’azienda si vede inserita in una filiera che richiede tracciabilità dei processi e flussi comunicativi e di scambio di dati aggiornati e costanti.
In poche parole, quando le aziende si vedono inserire in un sistema in cui l’invio periodico di tabulati e fogli Excel non è più sufficiente a garantire al business quei livelli di informazioni richieste dalla filiera.
Quale ERP scegliere? A quale partner affidarsi?
Due domande semplici la cui risposta richiede 
un’analisi profonda. Per quanto riguarda il sistema ERP prima dell’acquisto è necessario analizzare il sistema che meglio si adatta alla propria attività e che offre un valido supporto alla crescita della stessa.
Per quanto riguarda i partner, prima di affidarsi a un fornitore di un applicativo è necessario verificare l’esperienza acquisita nel settore in cui opera.
Inoltre, è necessario verificare su quali prodotti il partner possiede certificazioni e le competenze specifiche relative a business e processi.
Per dotarsi di un sistema ERP è necessario analizzare con cura gli ambienti IT preesistenti e le esigenze delle aziende per arrivare all’identificazione della soluzione più adeguata.
Questo va fatto perché ogni realtà è differente dall’altra e, per offrire un vantaggio alla propria azienda, è necessario dotarsi di un sistema in grado di valorizzare i punti di forza della propria realtà e di potenziare i punti di debolezza.
Un partner affidabile è in grado di affiancare l’azienda nella costruzione del nuovo sistema consigliando al meglio sulla struttura dell’applicativo.
Ad esempio, in fase di organizzazione del nuovo sistema si deve scegliere in quali circostanze usare il cloud e in quali andare in locale, in quali situazioni scegliere di acquistare un pacchetto completo e in quali acquistare singoli moduli da implementare nel tempo.
Un partner affidabile e sensibile alle esigenze della propria realtà aziendale può offrire un prodotto personalizzato in grado di evolversi insieme all’azienda e crescendo insieme al business aziendale.
Inoltre, un buon partner deve essere solido dal punto di vista finanziario e avere una presenza capillare su tutto il territorio così da offrire un supporto rapido in caso di necessità grazie a un servizio di assistenza puntuale ed efficace.
Qual è il sistema più adatto alla propria azienda?
Bisogna tener presente che quando si decide di investire su un sistema ERP questo accompagnerà l’azienda nei successivi dieci/dodici anni, per questo motivo è necessario scegliere un sistema in grado di garantire la stabilità nel tempo.
Per ottenere questo è necessario avere a disposizione fin da subito una roadmap di prodotto trasparente e duratura insieme a un impegno formale del partner a mantenere nel tempo la propria proposta.
Nella scelta del sistema è importante anche la sua user experience, che deve essere molto semplice.
Per quanto invece riguarda la provenienza del sistema adottato non sempre affidarsi a realtà internazionali rappresenta la scelta giusta.
Nel caso in cui la nostra realtà ha aspirazioni extra italiane la scelta di un sistema ERP di un produttore internazionale può essere la soluzione giusta, in caso contrario un partner italiano può offrire un sistema adatto alle necessità della propria azienda.
Bisogna infatti tener presente che i software internazionali richiedono onerosi aggiornamenti relativi alla fiscalità italiana.
Dotarsi di un sistema ERP per la propria azienda rappresenta una scelta cruciale, l’affiancamento di un partner (system integrator) competente può rappresentare la chiave per la scelta dell’asset strategico più adatto per la propria situazione.
