La gestione dei flussi dati nella logistica consiste nell’integrare e coordinare le informazioni generate nelle diverse fasi della supply chain, dall’approvvigionamento delle merci, allo stoccaggio in magazzino, fino alla consegna. Un patrimonio informativo che, se correttamente integrato, consente ai responsabili della logistica di migliorare la visibilità sui processi, ridurre gli errori manuali e supportare decisioni operative più tempestive.

Tipicamente, un’azienda logistica o manifatturiera con 50+ fornitori e clienti, riceve dati in formati diversi (XML, CSV, PDF) – e tramite canali diversi (email, FTP, portali web, API) che devono convergere nel gestionale per essere elaborati.

Una gestione efficace non significa soltanto raccogliere informazioni, ma garantire che ogni sistema coinvolto – ERP, WMS (Warehouse Management System), TMS (Transportation Management System), CRM e piattaforme EDI – condivida dati coerenti, completi e sempre sincronizzati.

“Per le aziende con supply chain complesse, centralizzare i flussi logistici consente di automatizzare lo scambio di dati tra fornitori e clienti, aumentare la visibilità sull’intero flusso operativo e creare un’infrastruttura scalabile, pronta ad accogliere nuovi partner commerciali e nuovi processi senza riprogettare ogni volta le integrazioni.”, ha spiegato Luca Formenti, CEO dell’azienda di sviluppo software Eleva.

Quali sono gli step principali per ottimizzare i flussi dati nella logistica?

1. Mappare i flussi informativi aziendali

Prima di capire quale tecnologia utilizzare per gestire dati e processi di magazzino, serve prima sapere cosa passa e dove.

Mappare i flussi dati nella logistica significa conoscere, per ogni flusso informativo:

1. da dove arriva (fornitore, cliente, partner, sistema interno);
2. in che formato (EDI, XML, JSON, CSV, PDF, email non strutturata);
3. con che frequenza (real-time, batch giornaliero, settimanale, su richiesta);
4. dove deve arrivare (gestionale, database, sistema specifico);
5. chi lo gestisce oggi (persona, processo automatico, o un mix);
6. cosa succede quando c’è un blocco (c’è un fallback? chi se ne accorge?).

Una buona mappatura può richiedere anche settimane, ma è il passaggio più importante per orientare gli investimenti successivi verso la giusta tecnologia.

2. Come individuare i colli di bottiglia

Alcuni flussi logistici sono particolarmente critici: se si fermano, il business si ferma.

I colli di bottiglia tipici sono cinque:

• Flussi di magazzino che dipendono da una sola persona
• Flussi dati con conversione manuale da un sistema all’altro, con rischio di errori.
• Flussi logistici che non trasmettono dati in tempo reale
• Flussi senza fallback. In caso di blocchi al sistema, i dati si perdono finché qualcuno non se ne accorge.
• Flussi duplicati o ridondanti.

3. Strategie per centralizzare i flussi informativi

L’integrazione dei sistemi logistici può seguire tre approcci, da valutare in base alla complessità dei processi, al livello di interoperabilità richiesto e agli investimenti sostenibili.

Approccio 1: Normalizzazione dei dati in ingresso (costi contenuti, impatto operativo elevato)

Prevede la realizzazione di un gateway in grado di ricevere dati in formati diversi, verificarne la coerenza, convertirli in uno standard comune e indirizzarli ai sistemi destinatari. In questo modo, è possibile integrare strumenti moderni con gestionali legacy, come AS/400, senza intervenire direttamente sull’infrastruttura esistente né chiedere a fornitori e clienti di modificare i propri sistemi.

È una soluzione che consente di affrontare il problema della frammentazione dei formati con un investimento relativamente contenuto.

Approccio 2: Hub di integrazione (costi medi, maggiore coordinamento dei processi)

Un livello intermedio che, oltre a uniformare i dati, gestisce le regole operative: instradamento condizionale, trasformazioni, arricchimento delle informazioni, controlli incrociati e orchestrazione dei flussi.

Questo modello è indicato quando l’obiettivo non è soltanto scambiare informazioni, ma coordinare processi end-to-end. Un ordine, per esempio, può essere verificato, confermato, trasmesso al magazzino e monitorato fino alla consegna.

Approccio 3: Piattaforma di integrazione enterprise (investimento elevato, massima flessibilità)

Le piattaforme iPaaS, come MuleSoft, Dell Boomi e Workato, oppure le architetture ESB installate on-premise, permettono di gestire ecosistemi complessi, con numerosi sistemi applicativi e un elevato numero di flussi informativi. Sono particolarmente utili per le aziende con esigenze avanzate di orchestrazione, governance e conformità normativa.

L’investimento iniziale e la complessità di gestione richiedono però una valutazione attenta: questa soluzione è giustificata quando le dimensioni e le esigenze operative della supply chain rendono insufficienti approcci più semplici.

Come capire se è necessario ottimizzare i flussi di magazzino

Un’ottimizzazione dei flussi dati logistici può fare la differenza se si verificano spesso queste condizioni:

• Si ricevono quotidianamente dati in più formati (EDI, XML, CSV, PDF).
• Gli operatori copiano informazioni manualmente.
• Si usa Excel per collegare sistemi diversi.
• Si riscontrano duplicazioni di dati tra ERP e WMS.
• Gli errori vengono rilevati solo quando un cliente li segnala

“Aspetti come questi possono avere un impatto notevole sulla gestione di tempi, pianificazione, rapporti con interlocutori esterni, sicurezza dei dati, costi di manutenzione e aggiornamento e molto altro.”, conclude Formenti. “Non è sempre necessario sostituire i propri sistemi legacy: in Eleva abbiamo accompagnato diverse aziende di logistica verso l’integrazione con strumenti moderni che permettono a diversi linguaggi e canali di dialogare con semplicità, senza ostacolare i flussi quotidiani e la crescita del business”.

Per mappare i flussi informativi e capire dove concentrare gli interventi, Eleva affianca le aziende con una fase di assessment iniziale: richiedila qui e consulta il sito ufficiale per maggiori informazioni.

Articolo realizzato in partnership con Eleva