Occuparsi manualmente dell’inserimento dei dati non solo costituisce una grande “perdita” in termini di tempo ed energie, ma anche di denaro.
Chi lavora nella logistica conosce bene questo problema, sia per quanto riguarda la gestione del magazzino e del materiale presente in stock, sia per ciò che concerne la compilazione di documenti come possono essere il DDT, la prova di consegna, la packing list e così via.
In tal senso automatizzare l’inserimento dati nel settore della logistica significa semplificare e accelerare i processi relativi alla gestione delle informazioni.

Procedura cartacea? Meglio automatizzare l’inserimento dati nella logistica

Può sembrare incredibile ma ci sono ancora tante realtà che fanno affidamento sulla documentazione cartacea.
Queste realtà sfruttano i computer e gli strumenti digitali per creare dei moduli che poi vengono stampati e compilati a mano.
Una volta compilati i moduli cartacei avviene il processo di digitalizzazione del dato attraverso l’inserimento dei dati nel sistema.
In questo contesto la procedura di “digitalizzazione” del dato avviene attraverso un addetto che, tramite trascrizione a mano o con la scannerizzazione dei documenti, procede a immettere nel sistema queste informazioni.

Come si evince da questa breve descrizione si tratta di un processo poco performante che non solo non è funzionale all’ottimizzazione delle attività in ottica supply chain ma che contribuisce a rallentare la catena di approvvigionamento.
Inoltre, se si pensa a figure professionali come i trasportatori, che si trovano a compilare documenti importanti come, ad esempio, la prova di consegna in condizioni complesse, ci si rende ancora di più conto di come le procedure cartacee siano inefficienti.
In tantissimi casi, l’ufficio amministrazione resta in attesa di un documento che molto spesso viene inviato sotto forma di foto tramite servizi di messaggistica istantanea come WhatsApp, con un grande rischio dal punto di vista della cyber security, o che il trasportatore faccia ritorno in ufficio a fine giornata prima di poter inserire i dati raccolti nel sistema.

Le tre problematiche della raccolta dati in formato cartaceo

Raccogliere i dati in formato cartaceo espone l’azienda a una serie di complicazioni, ecco quali:

1. Difficoltà nel leggere la scrittura sul documento. Sembra una banalità, ma spesso accade che l’impiegato in ufficio non riesca a comprendere bene ciò che c’è scritto sul documento, dovendo chiedere al trasportatore il significato di alcune parole e allo stesso tempo aumentando il rischio di commettere errori;
2. Fotografie fatte male. Un’altra perdita di tempo proviene dalle fotografie fatte male, in controluce o mosse e che costringono l’ufficio a chiedere una nuova foto al trasportatore, allungando i tempi;
3. Documenti persi o rovinati. Uno dei casi peggiori, dove il documento cartaceo viene perso o rovinato, impedendo di poter trascrivere correttamente a sistema i dati raccolti dal trasportatore.

Tutto ciò comporta grosse perdite di tempo ed energie, dal momento che di base serve inserire i dati una seconda volta da pc, ma anche di denaro: infatti, spesso c’è bisogno di una persona dedicata che si occupi della trascrizione delle informazioni e ciò comporta un costo per l’azienda.
Costo che non esisterebbe o sarebbe ridotto se l’azienda iniziasse ad automatizzare l’inserimento dati, dal momento che quel dipendente potrebbe essere impiegato per svolgere mansioni più strategiche e meno ripetitive.

TDox, la soluzione ideale per automatizzare l’inserimento dati nella logistica

Con TDox, Multiexperience Development Platforms (MXDP) per lo sviluppo di applicazioni per la raccolta dati, vengono meno tutte le problematiche legate alla documentazione cartacea, questo perché si fa affidamento esclusivamente al digitale.
Grazie a TDox è possibile creare i moduli di cui si ha bisogno in modo rapido e veloce, basta registrarsi gratuitamente su TDox.
Il vantaggio ulteriore sta nella multi-esperienza della piattaforma, ovvero questi moduli possono poi essere resi disponibili e compilabili direttamente da dispositivo mobile, come smartphone o tablet.
Così facendo, l’operatore non deve stampare alcun foglio, basta semplicemente che apra l’app di TDox dal suo telefono e inizi a compilare il modulo, il quale viene automaticamente inviato in ufficio, che riceverà in tempo reale le informazioni richieste.
Non servirà più dover trascrivere nuovamente i dati raccolti a sistema, perdendo numerose ore di lavoro in un’attività che può essere resa più facile e meno frustrante, se si sceglie di automatizzare l’inserimento dati grazie al digitale.

Inoltre, TDox, grazie alla compilazione automatica, segue l’operatore mentre compila il modulo, avvertendolo in caso di mancato inserimento di un dato, oppure suggerendo le opzioni di inserimento per rendere il procedimento ancora più snello e veloce.
Senza dimenticare che l’interfaccia semplice e chiara permette di inserire nei propri moduli le funzionalità specifiche per chi lavora nell’ambito della logistica, come la possibilità di inserire fotografie, fare lettura barcode, aggiungere la rilevazione GPS e creare checklist di controllo per il magazzino.

Un servizio tailor made e adatto ad ogni esigenza

Nel caso in cui non si abbia tempo o risorse umane da impiegare per digitalizzare i processi e creare i moduli, i tecnici di TDox supportano l’azienda nella creazione dei documenti, in modo da creare una documentazione perfetta fin da subito.
A tal proposito, è possibile interagire con i tecnici TDox tramite video-consulenza, in circa 3 ore è possibile far partire il progetto digitale, imparando allo stesso tempo il funzionamento di TDox.
Tra i punti di forza di TDox c’è proprio la possibilità di avviare progetti di digitalizzazione dei processi in modo rapido, in un solo giorno è possibile avere a disposizione già i primi moduli digitalizzati con cui automatizzare l’inserimento dati.

Basta poco per iniziare ad automatizzare l’inserimento dati nella propria logistica, non bisogna far altro che registrarsi gratuitamente alla piattaforma e, per sfruttarla, servirà solo sottoscrivere un abbonamento mensile o annuale, proprio come accade con gli abbonamenti a Netflix o Amazon Prime.
Inoltre, non esiste nessun vincolo, è possibile smettere di usare TDox in totale autonomia e in qualsiasi momento.
Il futuro della logistica è già arrivato, per essere davvero competitivi e performanti è importante abbandonare il cartaceo ed abbracciare i benefici del digitale.

Per saperne di più visita il sito ufficiale di TDox