Trenord, azienda del settore ferroviario della regione Lombardia, al fine di gestire al meglio i processi logistici e i rapporti con svariati partner, ha deciso di avviare un processo di digitalizzazione della Supply Chain in un’ottica di Logistica 4.0.
Per fare questo l’impresa ha introdotto un software di prenotazione per i flussi di entrata merci digitalizzando tutto il flusso documentale sottostante.
Si tratta di un processo che ha come scopo, oltre che l’ottimizzazione della logistica, quello di armonizzare le procedure dei vari player e di ridurre la documentazione cartacea.

Dal punto di vista documentale, come rilevato dall’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, il Documento di Trasporto digitale (DdT) è stato implementato solo dal 20% delle imprese.
La digitalizzazione della Supply Chain è la chiave per ridurre le inefficienze presenti lungo la catena e avere contemporaneamente sia un aumento dei risparmi sia un aumento della produttività.

La digitalizzazione della Supply Chain secondo Trenord

Trenord, per rendere più efficiente l’accesso dei trasportatori ai suoi impianti di manutenzione e allo stesso tempo avviare un processo di dematerializzazione dei flussi documentali, si è affidata a Optimo Next.
La digitalizzazione per Trenord ha portato subito all’ottimizzazione dell’accesso dei trasportatori ai suoi impianti di manutenzione: questo perché l’azienda possiede cinque strutture dislocate sul territorio regionale, ognuna delle quali con delle caratteristiche fisiche peculiari.

Va sottolineato, infatti, come alcune di queste strutture siano poco adatte ad accogliere in maniera flessibile ed efficiente un flusso consistente di trasportatori e di consegne.
Una delle strutture presenta un ingresso piccolo e stretto, mentre un’altra per l’accesso prevede il passaggio dal parcheggio di un centro commerciale, tutte caratteristiche che richiedono un’attenta pianificazione per evitare sovrapposizioni di consegne diverse che renderebbero complessa la gestione dei flussi.

Per fare questo, come spiega Alessandra Gualandris, Project Manager di Optimo Next, Trenord ha adattato alle sue esigenze NextOne di Optimo Next al fine di raccogliere contemporaneamente tutti i documenti che accompagnano l’entrata merci (compresi i questionari Covid).
Come l’implementazione di questa soluzione Trenord si è posta l’obiettivo di arrivare a gestire il 70% delle visite.

La digitalizzazione del flusso documentale della Supply Chain

La soluzione implementata da Trenord, come già detto, non ha solo lo scopo di gestire il processo di ricezione della merce, ma anche, e soprattutto, di ottimizzare il flusso documentale della Supply Chain.
Documenti di Trasporto (DdT), attestati di conformità e qualità e tanti altri documenti, prima dell’utilizzo di NextOne di Optimo Next, venivano gestiti in forma cartacea, una procedura che non solo era meno efficiente ma che aveva dei costi molto elevati.

Con l’introduzione della soluzione digitale il flusso documentale non viaggia di pari passo con la merce ma la anticipa, arrivando in formato digitale direttamente dal mittente al destinatario.

La procedura che ha portato alla dematerializzazione del flusso documentale è molto semplice, ecco come funziona:

1. Il trasportatore si registra in un portale web;
2. Una volta registrato, il trasportatore ha la possibilità di richiedere una visita scegliendo tra gli slot disponibili per quella particolare struttura;
3. Una volta prenotato lo slot presso la struttura, il trasportatore allega il DdT;
4. La richiesta della visita viene ricevuta da Trenord che vaglia tutte le informazioni su merci, materiali, quantità e orari e procede ad accettare o rifiutare la consegna.

La parte più interessante è che per fare questa procedura non è necessario sviluppare nessuna integrazione con i sistemi dei vari trasportatori, il che si traduce in un vantaggio anche per i partner.
Per completare il processo di digitalizzazione, la soluzione NextOne è stata associata a Digital Transformation Platform Pandora, uno strumento che si occupa della gestione della raccolta, dell’archiviazione e dei flussi documentali.

Come funziona il processo implementato da Trenord?

Dopo la fase di check-in che prevede il controllo del Documento di Trasporto e di tutti i suoi allegati da parte di Trenord, avviene la procedura di check-out.
Questa fase coincide con la conferma di ricezione e accettazione della merce e, grazie alla soluzione NextOne, il software firma automaticamente il DdT in ogni pagina e viene inviato tramite e-mail sia al trasportatore sia al fornitore.

Come si evince dalla procedura appena esposta, in questo processo la documentazione cartacea scompare del tutto: questo significa che i documenti non vengono stampati, fotocopiati e non c’è necessità di firmarli e consegnarli a mano, questo non solo rende il processo più efficiente ma riduce il consumo di carta.

Inoltre, tutta la documentazione viene archiviata digitalmente e questo permette di generare dei report dettagliati oltre a rendere facilmente reperibili i documenti.
A tutti questi benefici si aggiunge la facile integrazione con diversi sistemi, uno tra tutti l’ERP, oltre a semplificare la riconciliazione automatica del DdT con il relativo ordine e la fattura.

Quello messo in atto da Trenord è un primo importante passo verso una totale trasformazione digitale, un’evoluzione importante che garantirà all’impresa tanti benefici che renderanno i processi più efficienti, oltre a rendere l’azienda a prova di futuro.