Come implementare un Sistema di Gestione dei Trasporti? Ecco i 5 step per l’integrazione di un TMS in azienda
Nell’era moderna, caratterizzata da una crescente competitività, l’efficienza operativa è fondamentale per il successo delle aziende. L’adozione di un Sistema di Gestione dei Trasporti (TMS) rappresenta una soluzione strategica per migliorare i processi logistici, ottimizzare le spedizioni e ridurre i costi. Un TMS è particolarmente utile per settori come il manifatturiero, il retail, l’ingrosso, l’e-commerce e le costruzioni. Questo software può rivoluzionare il modo in cui le aziende gestiscono le proprie operazioni di trasporto, offrendo una maggiore visibilità e controllo sui flussi logistici.
Fase 1: demo del TMS
Prima di procedere all’acquisto e all’implementazione di un TMS, è essenziale partecipare a una demo offerta dal fornitore.
Questa sessione pratica permette alle aziende di:
- esplorare l’interfaccia utente del TMS;
- comprendere il flusso di lavoro dei processi di trasporto;
- valutare i potenziali benefici in termini di efficienza e costi;
- analizzare il ritorno sull’investimento (ROI) basato sulle caratteristiche del software.
Queste demo sono fondamentali per familiarizzare con le funzionalità del TMS e decidere se soddisfano le esigenze specifiche dell’azienda.
Fase 2: raccolta delle informazioni
Il successo dell’implementazione di un TMS dipende dalla qualità dei dati inseriti nel sistema.
Ecco le informazioni cruciali da raccogliere:
- utenti: identificare chi utilizzerà il TMS, con dettagli su nomi, ruoli e contatti;
- vettori e spedizionieri: inserire informazioni complete sui fornitori di trasporto, inclusi i dettagli di contatto;
- listini prezzi: caricare i listini prezzi per ciascun vettore per calcolare i costi di spedizione;
- indirizzi: creare una rubrica dettagliata con gli indirizzi di clienti, magazzini e fornitori;
- documentazione API: preparare le informazioni necessarie per integrare il TMS con i sistemi ERP o eCommerce già in uso.
Fase 3: configurazione dell’account
Una volta raccolti tutti i dati necessari, il passo successivo è configurare l’account TMS:
- entità legale: inserire i dati aziendali come nome e indirizzo;
- utenti: Creare account utente, assegnare ruoli e definire i permessi di accesso;
- integrazioni con vettori/spedizionieri: collegare il TMS con i sistemi dei vettori o configurare le comunicazioni via e-mail;
- caricamento listino prezzi e tempi di transito: importare i costi di trasporto e i tempi di consegna stimati;
- integrazione con sistema ERP o eCommerce: assicurare un flusso dati continuo tra il TMS e i sistemi aziendali esistenti.
Fase 4: sessione GoLive
La fase GoLive è il momento in cui il TMS viene effettivamente messo in funzione.
Include:
- una revisione completa del software, in modalità online o in loco;
- formazione pratica per tutti gli utenti coinvolti;
- test di calcolo per verificare la precisione dei costi, dei tempi di transito e delle emissioni di CO2;
- esecuzione di prenotazioni di prova per garantire il corretto funzionamento del sistema;
- stampa di documenti logistici come etichette e bolle di accompagnamento;
- una sessione di domande e risposte per chiarire eventuali dubbi degli utenti.
Fase 5: utilizzo del TMS e supporto continuo
Le prime settimane post-implementazione sono critiche. Un supporto adeguato è essenziale per aiutare gli utenti ad adattarsi al nuovo sistema.
Molti fornitori di TMS offrono:
- supporto dedicato: assistenza personalizzata per risolvere problemi e rispondere a domande;
- risorse di formazione: tutorial video e documentazione per aiutare gli utenti a familiarizzare con il sistema;
- sessioni di feedback: occasioni per raccogliere feedback dagli utenti e migliorare il TMS basato sulle loro esperienze.
Implementare un TMS può sembrare complesso, ma seguendo questi passaggi, le aziende possono garantire una transizione fluida e sfruttare appieno i benefici di una gestione dei trasporti più efficiente. Il risultato è una logistica ottimizzata, con riduzione dei costi e miglioramento della visibilità lungo l’intera catena di fornitura.
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