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Gestione eventi accidentali e processi di ritiro: linee guida e best practices

Una panoramica completa su come affrontare e risolvere eventi accidentali nel settore alimentare, garantendo sicurezza e conformità normativa




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Gestione eventi accidentali e processi di ritiro: linee guida e best practices

25 Giugno 2024

Le aziende operanti nel settore alimentare devono essere preparate a gestire eventi accidentali che possono compromettere la sicurezza dei consumatori e la reputazione aziendale.
Un approccio sistematico e collaborativo è essenziale per garantire una risposta rapida ed efficace.
Questo articolo fornisce una guida dettagliata basata sul manuale di GS1 Italy, evidenziando le migliori pratiche per la gestione degli eventi accidentali e dei processi di ritiro.

Definizione e classificazione degli eventi accidentali

Gli eventi accidentali nel settore alimentare possono avere diverse origini e implicazioni.

Essi sono classificati in tre categorie principali:

  • Sicurezza del prodotto: include eventi che pongono un rischio diretto per la salute dei consumatori, come la contaminazione con batteri patogeni;
  • Conformità normativa: coinvolge prodotti che non soddisfano i requisiti legali, ma non necessariamente mettono a rischio la salute dei consumatori, come l’omissione di un additivo sull’etichetta;
  • Qualità del prodotto: riguarda prodotti che non soddisfano gli standard qualitativi, come una consistenza o un aspetto non conformi alle aspettative.

Gestione dell’evento accidentale

La gestione degli eventi accidentali richiede una valutazione rapida e precisa del rischio.
Questo processo include l’identificazione del pericolo, la caratterizzazione del rischio, la valutazione dell’esposizione e la caratterizzazione del rischio.

Domande chiave durante questa fase includono:

  • Come è stato scoperto l’evento accidentale?
  • Chi ha segnalato il problema?
  • Qual è l’origine e l’estensione dell’evento?
  • Quali sono i potenziali effetti sui consumatori?
  • Quali sono i rischi finanziari e legali?
  • Quali procedure interne devono essere seguite?

Analisi del rischio

L’analisi del rischio è un processo che integra valutazione, gestione e comunicazione del rischio.
Secondo il Regolamento (CE) n° 178/2002, la gestione del rischio consiste nell’esaminare le alternative di intervento, tenendo conto della valutazione del rischio e di altri fattori pertinenti, e nell’adottare misure di prevenzione e controllo adeguate.
La comunicazione del rischio comporta lo scambio di informazioni tra tutti i soggetti interessati, assicurando che le decisioni siano basate su dati affidabili.

Ritiro e richiamo dei prodotti

Il ritiro e il richiamo dei prodotti sono processi essenziali per limitare i danni derivanti da eventi accidentali.
Ogni azienda deve essere pronta a valutare quando avviare un ritiro o un richiamo, coordinando le azioni con i partner commerciali e le autorità competenti.

I passi principali includono:

  • Identificazione del prodotto non conforme attraverso il sistema di tracciabilità;
  • Coordinazione con tutte le parti coinvolte per garantire una gestione efficace;
  • Utilizzo di moduli predefiniti per raccogliere e trasmettere informazioni.

Processo di reverse logistics

Quando i prodotti vengono ritirati, è cruciale separare lo stock difettoso e seguire le procedure concordate per il loro smaltimento o distruzione.

Le opzioni di Reverse Logistics possono includere:

  • Raccolta da parte del fornitore;
  • Raccolta da parte di un terzo service provider logistico;
  • Collaborazione tra fornitore e retailer per il reso di stock.

L’obiettivo è garantire che solo i prodotti interessati dall’evento siano effettivamente ritirati, minimizzando l’impatto sulla supply chain e riducendo i costi superflui.

Comunicazione dell’evento accidentale

Una comunicazione efficace è fondamentale per la gestione degli eventi accidentali.
Devono essere stabiliti piani di comunicazione interna ed esterna che coinvolgano tutte le divisioni aziendali, i partner commerciali e le autorità.
Le informazioni devono essere accurate, coerenti e tempestive.

Le fasi principali includono:

  1. Raccolta delle informazioni: Coinvolgere tutte le persone rilevanti e assicurare che le informazioni siano affidabili;
  2. Identificazione dei destinatari: stabilire chi deve essere informato, tra cui partner commerciali, autorità e supporti esterni;
  3. Attivazione del sistema interno di comunicazione: asssicurare che tutte le unità interne siano coinvolte e che la comunicazione sia riservata;
  4. Allocazione delle risorse: fornire le risorse necessarie al team di gestione degli eventi accidentali;
  5. Strutturazione delle informazioni: approvare la comunicazione interna ed esterna, garantendo che sia semplice e adeguata ai destinatari.

Chiusura dell’evento accidentale

La conclusione di un evento accidentale deve essere formalizzata attraverso una comunicazione scritta che attesti la risoluzione del problema.

Questo documento dovrebbe includere:

  • Dati relativi all’identificazione del prodotto;
  • Descrizione dell’intervento concordato;
  • Informazioni sul trattamento futuro del prodotto.

Requisiti Normativi

Il Regolamento (CE) 178/2002 sulla sicurezza alimentare stabilisce i principi e le modalità operative che le aziende devono seguire per garantire la tracciabilità e la sicurezza degli alimenti.
Gli articoli principali riguardano la responsabilità degli operatori del settore alimentare di garantire che i loro prodotti soddisfino i requisiti di sicurezza in tutte le fasi della produzione e distribuzione.

Organizzazione, documentazione e formazione

Un’efficace gestione degli eventi accidentali richiede un piano di gestione delle crisi ben strutturato e un team preparato.
Le aziende devono documentare le procedure interne, mantenere aggiornate le liste di contatti e garantire una formazione continua del personale coinvolto.
Le esercitazioni periodiche aiutano a migliorare la prontezza di reazione e a testare le procedure esistenti.

Panoramica completa su come affrontare e risolvere eventi accidentali

La gestione degli eventi accidentali nel settore alimentare richiede una preparazione meticolosa, una stretta collaborazione tra tutti i partner della filiera e una comunicazione chiara ed efficace.
Implementando queste linee guida, le aziende possono affrontare gli eventi accidentali con maggiore sicurezza, minimizzando i rischi e garantendo la sicurezza dei consumatori e la conformità normativa.

Seguendo queste strategie e mantenendo una rigorosa attenzione alla gestione dei rischi, le aziende possono non solo affrontare gli eventi accidentali con maggiore sicurezza ma anche preservare la loro reputazione e mantenere la fiducia dei consumatori.

Puoi consultare il “Manuale condiviso per la gestione di eventi accidentali, processi di ritiro e richiamo” dal sito GS1 Italy





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