Software per il magazzino: i segreti dell’Enterprise Resource Planning
Dalla contabilità alla gestione del magazzino, dalle vendite agli acquisti, tutti i processi di business di un’azienda possono essere oggi gestiti con un unico software, l’ERP – Enterprise Resource Planning.
Nel tempo si sono aggiunte molte applicazioni, per soddisfare esigenze come la tracciabilità degli ordini o il controllo degli inventari. L’ERP era nato proprio per collegare la gestione contabile con quella logistica, dei magazzini e dell’approvvigionamento. Poi le funzioni sono aumentate, comprendo anche l’area vendita, la produzione, la manutenzione, la distribuzione, ecc.
I moduli ERP
L’ERP è dotato di un database comune per le varie applicazioni ed è caratterizzato da una struttura modulare. È così possibile acquistare un pacchetto di moduli da un unico venditore, oppure sceglierli separatamente, valutando quello più consono alle esigenze aziendali.
Esistono i cosiddetti moduli “cross-industry”, ad esempio quelli per la contabilità; i moduli “industry”, per specifiche programmazioni; e infine i moduli “extended”, come i CRM – customer relationship management – e SCM – supply chain management. Tra le componenti, vi sono il controllo di gestione, la contabilità e amministrazione, la gestione del personale, la gestione degli acquisti, la pianificazione del fabbisogno dei materiali, la gestione della produzione, la gestione del magazzino, ma anche la gestione delle vendite, della distribuzione, della manutenzione impianti.
L’utilizzo degli ERP
I sistemi ERP hanno cominciato ad essere utilizzati negli anni ’90, ma è soprattutto negli anni 2000 che i principali fornitori di soluzioni ERP hanno creato soluzioni per specifici settori, come ad esempio quello logistico.
Sono stati quindi aggiunti nuovi moduli, come i già citati CRM e SCM, ma anche l’MRP – Materials Requirements Planning e il suo successore MRP 2, per programmare gli ordini incrociando i dati di produzione con i tempi di consegna. Gli ERP di ultima generazione sfruttano il cloud e hanno interfacce sempre più semplificate per poter essere utilizzati facilmente.
I vantaggi
L’ERP permette di pianificare e coordinare tutte le varie risorse e ragionare secondo una logica di ottimizzazione. Tutti i dati che provengono dalle varie aree aziendali vengono infatti centralizzati, non solo quelli che riguardano i dipendenti, i collaboratori, i clienti, ma anche le informazioni che provengono dai dispositivi connessi, dalle nuove tecnologie della robotica e dell’IoT.
Così è possibile avere un database condiviso e che si aggiorna in tempo reale. Dati alla mano, l’azienda quindi utilizza la tracciabilità e la Business Intelligence per pianificare al meglio l’intera organizzazione, dall’approvvigionamento dei materiali alla distribuzione. È così possibile ragionare in termini predittivi.
Come e quando scegliere un ERP
Come spiegato da Digital4, ci sono diversi aspetti da considerare per scegliere un ERP o integrare nuovi moduli.
Innanzitutto se il dialogo con i fornitori, con i clienti, con i partner, è diventato talmente complesso da essere sempre più difficile, può significare che è il momento di rivedere la propria organizzazione.
Per adottare un ERP va predisposta un’architettura dedicata, un software centrale, va definita la governance del sistema operativo e le licenze del database, predisposti i sistemi di backup ecc.
L’opzione in cloud permette di semplificare la gestione. Non basta installare l’ERP e i vari moduli, ma va anche prevista la formazione per poterli utilizzare facilmente. Sia a livello di tempi che di costi, implementare o aggiornare un sistema ERP richiede sicuramente uno sforzo, ma i vantaggi a lungo termine, come abbiamo visto, riguardano importanti aspetti come l’integrazione, la trasparenza e la gestione.
Secondo Datalog, per scegliere un ERP è utile considerare tre caratteristiche: la massima flessibilità di utilizzo, una grande capacità di automatizzazione dei flussi aziendali, e la disponibilità delle informazioni in tempo reale.
Grazie alla possibilità di scegliere i moduli che davvero risultano utili all’azienda, anche una piccola impresa può permettersi a livello di costi un ERP. Inoltre, come abbiamo accennato, le interfacce dei nuovi software sono diventate molto più intuitive.
Sbloccare i timori
Secondo Microsoft, sono tre i principali timori da parte delle aziende.
“Come faccio a sapere che sto scegliendo la giusta soluzione ERP per la mia azienda?” Non è necessario trovare la soluzione software perfetta per risolvere tutto. ERP deve essere in grado di sfruttare al meglio i processi aziendali che si stanno utilizzando ora e riunirli in un unico sistema, consentendo a tutti i membri dell’azienda di visualizzare le stesse informazioni.
Il secondo timore riguarda il fatto di non potersi permettere una revisione ERP importante. Anche in questo caso, Microsoft spiega che non è necessaria una implementazione completa. Ad esempio, si possono acquistare i moduli separatamente, in base alle esigenze aziendali.
Il terzo timore riguarda il fatto di non voler perdere i sistemi che si stanno già utilizzando. Qualsiasi soluzione ERP non solo può funzionare con ciò che è già in uso all’azienda, ma include funzionalità che possono aiutare per una crescita futura.
Tipologie di ERP e importanza della nuvola
Abbiamo già citato Microsoft (Dynamics), ma in commercio ci sono tanti tipi di ERP.
Tra questi, ad esempio, Oracle ERP, SAP ERP, Acumatica, Epicor, Infor Visual ERP, Zucchetti ERP, Panthera. Al di là del fornitore, sembra sempre più presente la tendenza che vede prediligere un ERP in cloud.
Entro la fine del 2020, dalle analisi statistiche Idc, è previsto che una su quattro tra le grandi organizzazioni mondiali avrà già spostato sul cloud pubblico le sue applicazioni gestionali.
Secondo una ricerca di Oracle e Sopra Steria, “questa nuova tecnologia rappresenta un’importante accelerazione del business, un’opportunità che le imprese non possono perdere. Una svolta digitale che si traduce in costi controllati, rapidità e competitività sul mercato. Il cloud porta flessibilità, modularità e rapidità di applicazione. Abilita modelli operativi che includono tecnologie come Intelligenza Artificiale e blockchain”.
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