Come gestire al meglio gli ordini nell’era della logistica per l’e-commerce
Con l’espansione della logistica per l’e-commerce sorridono non soltanto i pacchi del famoso colosso di Seattle, ma anche tante aziende che trovano così l’opportunità per raggiungere velocemente sempre più clienti.
Il fattore tempo non è citato a caso, perché ormai i consumatori si aspettano di ricevere un prodotto nel modo più semplice e veloce possibile. Perché tutto fili liscio, ogni ingranaggio della catena logistica deve essere ottimizzato al meglio.
Il problema si pone quando ci sono grandi quantità di ordini e quando bisogna gestire un imprevisto.
Ecco quali sono le strategie per fare in modo che dal momento dell’ordine all’uscita dal magazzino il processo sia fluido e veloce, come spiega un’analisi sull’argomento di Digital4.
Digitalizzare
Il primo passo per semplificare la gestione degli ordini è quello di dematerializzare la documentazione.
L’ideale è digitalizzare tutta la procedura: l’acquisizione e l’elaborazione degli ordini. In questo modo si è “costretti” a creare un unico standard per le varie richieste, con il beneficio di passare da una gestione ormai antiquata ad un metodo che porterà presto i suoi frutti, diminuendo considerevolmente eventuali errori oppure doppioni.
Individuando uno standard, si stabiliscono anche i requisiti minimi da utilizzare, in modo che il documento digitale possa essere letto facilmente dal software che si decide di utilizzare.
L’immissione nel gestionale può avvenire in modo automatico se si utilizza un plug-in che collega le richieste con la piattaforma di elaborazione delle stesse.
Il gestionale a questo punto confronta l’ordine con la disponibilità in magazzino, prendendo in considerazione anche le quantità ordinate, ma non si ferma qui.
È in grado di incrociare informazioni come la capacità produttiva in quel momento, la data di consegna, fino al prezzo e la situazione finanziaria del cliente.
A questo punto inizia la procedura di convalida, permettendo di calcolare esattamente quali saranno le tempistiche di evasione dell’ordine.
Creare una filiera integrata
Più la filiera riesce ad essere integrata e maggiori e più veloci saranno i feedback da parte di ogni divisione.
In questo modo, è possibile tenere “sotto controllo” l’iter di evasione dell’ordine. Questo permette di gestire situazioni tipo, come i colli di bottiglia o l’esaurimento delle scorte.
Inoltre, se tutte le fasi di trasformazione sono visibili, si possono creare servizi come il tracking online, che significa sicuramente un valore aggiunto.
Se tutte le procedure che coinvolgono i vari soggetti nell’ordine sono uniformate, sarà più semplice monitorare le operazioni.
Lo scopo è quello di arrivare ad una produzione “on time”.
Se al fornitore arrivano informazioni chiare, al magazzino arriverà la giusta quantità di merce, tenendo conto di quella già presente. Così sarà più semplice predisporre lo stoccaggio.
Utilizzare un software P2P
Anche le aziende più piccole, oggi, possono trarre vantaggio dall’utilizzo di una soluzione in chiave Procure to Pay – P2P.
Quando si è cominciato a parlare di fatturazione elettronica, sono arrivate anche delle funzioni accessorie delle piattaforme ERP – Enterprise Resource Planning. Queste, infatti, sono ancora largamente conosciute.
Nel tempo sono arrivate ulteriori soluzioni, con l’arrivo dei concetti di semplificazione e automazione, con l’obiettivo di offrire un controllo totale sulla filiera.
I software P2P servono proprio a questo, perché permettono di gestire end-to-end tutti i processi, dall’emissione dell’ordine alla consegna e al pagamento.
Grazie al Cloud e al Software as a Service, ogni azienda può accedere a questo tipo di piattaforme con prezzi molto più accessibili.
Non serve un team dedicato, perché la piattaforma viene predisposta proprio per essere utilizzata in modo intuitivo, e soprattutto fornisce assistenza da remoto in qualsiasi momento.
Il costo del cosiddetto Procurement si abbassa con un risparmio che va dal 2 al 3%.
Ottimizzare
Con la tracciabilità e visibilità del processo di gestione degli ordini, è possibile anche fare delle valutazioni per ottimizzare il processo stesso. 
Ad esempio, utili in questo senso sono gli analytics.
Entra così in gioco la Business Intelligence, quell’insieme di processi aziendali che, grazie alla raccolta dei dati, possono analizzare informazioni strategiche utilizzando gli strumenti tecnologici.
Prevedere gli imprevisti
Una delle situazioni che più possono spingere un consumatore a rivolgersi ad un concorrente è l’out of stock, ovvero la mancanza di scorte in magazzino.
Con la Business Intelligence si possono creare degli indicatori di performance, per capire in tempo reale se si possono verificare problematiche di questo tipo, e così avere modo di prendere decisioni per risolverle.
L’ideale è fare in modo, attraverso l’impostazione di alert specifici, che gli operatori interessati vengano avvisati prima ancora che la merce stia per esaurirsi.
Oltre agli indicatori di performance, la Business Intelligence utilizza analisi predittive per immaginare tutti i possibili scenari.
Un modo per affrontare gli imprevisti, è quello di simularli e creare un modello di riprogrammazione della filiera.
Il caso paradossale di Valve
Siamo nell’ambito del gaming, uno dei settori che è andato splendidamente a braccetto con il boom dell’e-commerce.
In occasione dei saldi invernali è successo un evento imprevedibile.
Lo sviluppatore e distributore di videogiochi e periferiche Valve aveva drasticamente abbassato il prezzo del suo Steam Controller a 5,50 euro.
Diversi utenti che hanno approfittato dello sconto, però, si sono visti rifiutare, con rimborso, l’ordine.
La società, infatti, aveva emesso un prezzo stracciato proprio perché intendeva liberarsi delle scorte rimanenti.
Che cosa è successo?
Ecco la spiegazione: “Durante i nostri recenti saldi autunnali, abbiamo preso per sbaglio più ordini per gli Steam Controller di quanti potessimo soddisfarne. Dal momento in cui non stiamo più producendo il prodotto, siamo impossibilitati a spedirvene uno, per questo gli utenti sono stati rimborsati”.
