Bisogna governare gli eventi e non lasciarsi guidare da essi; pena: subire effetti negativi sulla propria attività.
Uno dei settori da governare e tenere sempre sotto controllo è il magazzino, e in questo l’aiuto più importante, oltre che da un’ottima ed efficiente organizzazione interna, può arrivare dai software gestionali.

Cos’è il gestionale

Per i meno avvezzi alla tecnologia, un software di gestione del magazzino (o WMS – warehouse management system) è un’applicazione software che aiuta un’azienda a gestire articoli o materiali a scorta (inventory management), e le relative operazioni di carico/scarico.
Questo tipo di applicativo, ormai molto comune e di cui esistono diversi modelli, fornisce un quadro sempre aggiornato sulla quantità (e sul tipo) della merce disponibile, sul suo posizionamento all’interno del deposito, nonché sulla stima dell’esaurimento dei prodotti disponibili, organizzandone in automatico un nuovo ordine.
In questo consiste materialmente la gestione dell’inventario, ma i WMS non si limitano a ciò: la loro azione si riverbera anche sulla logistica esterna, che controlla la distribuzione dei beni lungo tutta la supply chain, e su operazioni come il tracciamento dei lotti di merce in fase di trasporto sul territorio in cui l’impresa opera, oltre alla gestione anche di più magazzini.

Ad ogni azienda il suo software

Va da sé che le esigenze di una multinazionale siano differenti da quelle di una PMI, e naturalmente le applicazioni si adattano ad ogni diversa richiesta e categoria.
Alcuni WMS sono più elementari, con una programmazione gestionale più limitata e circoscritta alle sole funzioni di inventory management, gestione contabilità e amministrazione.
Questi applicativi si adattano alle aziende di dimensioni più limitate, che magari integrano il gestionale con software complementari che vanno a coprire altre aree ed esigenze, come quelli di produttività per l’ufficio.
In questi casi diminuisce anche l’automatizzazione dei programmi, che sono mantenuti indipendenti l’uno dall’altro e non “dialogano” di default.
Sarà dunque necessario inserire manualmente i dati da un’applicazione all’altra, o esportare e successivamente importare i file di database.
Un maggior lavoro per gli operatori aziendali, che può essere ovviato tramite l’utilizzo di gestionali più avanzati, come dai pacchetti semplici.
Questi sono realizzati solitamente da software house nazionali, sempre piuttosto limitati nelle caratteristiche, ma che nel corso del tempo hanno subito un restyling che ha conferito loro maggior potere di personalizzazione, così da rispondere alle crescenti esigenze delle organizzazioni.

Quando il Wms non basta

A volte ciò di cui un’azienda è talmente specifico da non riuscire a trovare una corrispondenza esatta ed esauriente nel panorama delle offerte dei software gestionali.
In questi casi si dovrà dunque ricorrere al “tailor made”, il “fatto su misura”.
Questi software hanno come punto di forza la spiccata personalizzazione, con una perfetta integrazione tra le varie funzionalità.
I contro, invece, sono legati alle estese tempistiche d’implementazione e attivazione, che rendono meno facile adottare tecnologie o architetture allo stato dell’arte, quindi le migliori sul mercato.
Come se non bastasse, quando l’innovazione rende il programma superato sarà difficile ottenere un aggiornamento, dal momento che lo sviluppatore può non essere un dipendente dell’organizzazione.
Ci sono poi i gestionali verticali, con una spiccata specializzazione funzionale necessaria per supportare requisiti, normative o processi da rispettare nei più disparati ambiti produttivi.

Gli ERP

L’acronimo ERP sta per enterprise resource planning: questo è un software gestionale costituito da una suite integrata di programmi di business.
È dunque un pacchetto completo che va a coprire le diverse esigenze dell’azienda, che possono spaziare dall’ambito finance alle risorse umane (HR), dalla produzione alla distribuzione e fino ai servizi e alla logistica lungo la supply chain.
In riferimento a questi strumenti particolarmente completi, la Società di ricerche Gartner ha definito l’ERP postmoderno come quello in grado di connettere le funzionalità business amministrative a quelle operative, come quelle di area finanza, risorse umane, acquisti e distribuzione, con diversi livelli d’integrazione.
Grazie a questi sistemi evoluti si possono bilanciare i benefici portati da un software ERP oltre le funzioni prettamente amministrative, integrandolo con aree operative per la gestione degli ordini, la produzione, la logistica e la supply chain, così da ottimizzare tutta l’efficienza.
Questi programmi possono poi essere, a seconda dei casi, nazionali o internazionali: nel primo caso l’efficienza e le funzioni sono tarate sulle normative commerciali e fiscali di un determinato territorio e Paese, mentre i secondi sono un’esigenza per le imprese in fase di crescita ed espansione, con tutte le esigenze che ciò comporta (differenze normative, territoriali, logistiche e di tasso di cambio).

Il panorama

I principali fornitori italiani di software di questo tipo sono TeamSystem e Zucchetti, mentre altri player globali sono SAP, Oracle, JDA Software e Manhattan Associates.
Non solo “closed source”, per gli amanti del software libero sono presenti anche numerosi programmi di inventory management improntati sulla filosofia del software “libero”.
Alcuni di questi sono Odoo, Dolibarr, Opentaps, Phasis, Invoicex, Adempiere e Gestionale Open.

Quelli dei software gestionali per il magazzino e degli ERP sono mercati variegati, con prodotti pronti ad adattarsi alle esigenze delle aziende.
Scegliere quello più giusto per la propria impresa e l’ambiente in cui opera è un passo decisivo, da affrontare e scegliere con la maggior accuratezza possibile.