Ridurre le scorte subito

Qualche giorno fa sono stato invitato a tenere un seminario tecnico di approfondimento sulle tema del Demand Planning e Inventory Management.

L’iniziativa, organizzata e promossa da IUNGO Italia, fa parte di un ciclo di incontri periodici dedicati alle aziende (in genere clienti IUNGO) che vogliono ampliare il loro bagaglio tecnico e capire come utilizzare al meglio le soluzioni software di cui magari già dispongono.

Mi sono presentato all’appuntamento avendo in mente di spiegare ai partecipanti dapprima le tecniche fondamentali per tenere sotto controllo le scorte, quindi di descrivere i principali modelli di previsione della domanda che le aziende industriali e commerciali possono utilizzare, per concludere con la presentazione dell’impatto sulle scorte dei più conosciuti modelli di pianificazione.

Se mi fosse rimasto un po’ di tempo avrei terminato con qualche indicazione pratica su come scegliere la soluzione migliore per ciascuna azienda.

Il mio programma didattico però è stato stravolto.
Dopo una breve introduzione infatti, uno dei partecipanti mi ha detto: “Dott. Azzali, io domani devo tornare in azienda e cercare di ridurre velocemente le scorte.
È questo quello che vuole oggi il nostro amministratore delegato. Quindi, per favore, mi può spiegare le due o tre cose, se esistono e sono praticabili, che servono allo scopo e che posso mettere in atto domani stesso?”

Ringrazio anche oggi quel signore. Ha stimolato le mie capacità di sintesi e adattamento alle situazioni che un buon consulente non dovrebbe mai smettere di allenare e mi ha dato l’opportunità di rendermi immediatamente utile.

Mi sono anche divertito. Quanto segue è una sintesi della chiacchierata che ho fatto quel giorno. Credo possa essere utile a diversi manager. Chiedo scusa in anticipo per le necessarie semplificazioni editoriali.
Per ridurre in poco tempo le scorte di un’azienda è necessario fare tre cose:

1. scegliere bene gli articoli da gestire a scorta;
2. individuare gli articoli le cui scorte possono essere effettivamente ridotte;
3. capire la causa che genera l’over-stock e rimuoverla.

Gli articoli da gestire a scorta
Si gestiscono i prodotti a scorta per fornire un alto livello di servizio ai clienti.
Si tratta fondamentalmente di una scelta commerciale ma, logisticamente parlando, bisognerebbe gestire a scorta solo i prodotti che presentano una domanda prevedibile.

Diversamente le scorte di questi prodotti saranno, nella migliore delle ipotesi, alte.
Pertanto: “Gestisci a scorta quello che puoi e poi aggiungi quello che il mercato ritiene indispensabile“.

Individuare gli articoli con scorte veramente alte e potenzialmente riducibili
Si possono fondamentalmente ridurre le scorte degli articoli che hanno scorte alte e che presentano una domanda consistente. E’ banale, se volete, ma vi assicuro che ci sono un sacco di persone che sprecano tempo a cercare di ridurre l’irriducibile.

Pertanto: “Fai un’analisi ABC incrociata venduto/scorte e concentrati sui codici di classe A/A (alte scorte e alte vendite). Probabilmente non rappresenteranno più del 7% dei codici gestiti a scorta.

Le cause della scorta alta
Le fondamentali cause delle scorte alte sono tre: scorte di sicurezza troppo alte, scorte dovute all’entità dei lotti di produzione o di acquisto, stagionalità non gestita.

Per individuare la causa giusta è utile rappresentare graficamente l’andamento della scorta dei prodotti che stiamo analizzando (A/A). Con un po’ di esperienza la questione è quasi immediata.

Pertanto: “Se si tratta di scorte di sicurezza sovradimensionate, siate meno prudenti approvvigionandovi, per una sola volta, di un quantitativo nettamente inferiore al solito; se avete lotti troppo alti, fate ogni sforzo per abbassarli (ne vale la pena); se avete una domanda stagionale, fateci attenzione e adeguate l’approvvigionamento alla “stagione”.

Il gioco è fatto. In questo modo in poco meno di un mese potreste riuscire ad abbattere consistentemente il vostro magazzino.
Non fatevi però illusioni: l’obsoleto ve lo tenete e la cura non è permanente.
Se volete fare in modo che le vostre scorte rimangano sempre ottimizzate, dovete impegnarvi a rivedere il vostro sistema di pianificazione.

La gestione delle scorte è una materia complicata, che richiede un certo impegno ma che, ancora oggi, offre grandi opportunità di miglioramento alle aziende.
Con un po’ di pazienza si possono anche imparare tecniche che consentono a priori di stimare l’entità della scorta che è possibile ridurre.
Ma questa ve la spiego un’altra volta.