Migliorare la logistica in tre mosse

di Paolo Azzali

“Dott. Azzali, la nostra azienda deve assolutamente migliorare l’organizzazione logistica.
Abbiamo infatti bisogno di fornire risposte più pronte ad un mercato in continua evoluzione, ma al contempo dobbiamo comprimere al massimo i costi; la marginalità del nostro business infatti è in continuo calo.

Dobbiamo cambiare, cambiare tanto, cambiare in fretta; non dobbiamo però provocare scossoni che fermino l’attività ordinaria o provochino problemi ancora maggiori di quelli che già abbiamo.
Inoltre, non abbiamo probabilmente risorse economiche sufficienti a finanziarlo questo cambiamento; sappiamo che dovremo spendere qualcosa, ma vorremmo farlo in modo diluito nel tempo, nell’arco di due o tre anni.
Insomma, siamo disposti ad investire ma vogliamo farlo gradualmente ed in funzione dei risultati progressivi che sapremo cogliere.

Vogliamo intraprendere un percorso, vogliamo cambiare una cosa dopo l’altra, vogliamo vedere i progressi e non vogliamo buttare via niente di quello che investiremo.
Ogni tassello deve contribuire alla costruzione di un’organizzazione logistica perfetta che vedrà il suo splendore fra tre anni.

Lei, è in grado di aiutarci?
Noi abbiamo bisogno di qualcuno che ci indichi la via, ci porti dei risultati e… ci tranquillizzi; se non saremo sicuri di fare le cose giuste non inizieremo a farle, e questo sarà il problema dei problemi”.

Ho sentito questa storia tante volte, una anche qualche giorno fa.
Ormai la riconosco dall’inizio, ma ogni “narratore” riesce sempre ad aggiungere un particolare o un’espressione che mi sorprende, mi diverte e mi stimola.

È una storia che insegna poche, semplici, importanti cose.
È una storia che evidenzia quanto il successo o l’insuccesso di una riorganizzazione possano dipendere dall’esperienza e dalla confidenza al cambiamento delle persone che lo progettano e lo gestiscono.
Cerchiamo comunque di fare un po’ di chiarezza.

Tutte le aziende sono interessate al miglioramento della loro organizzazione.
Tutti i logistici sono interessati a migliorare il servizio ai clienti, a ridurre i costi, a incrementare l’efficienza di magazzino, a razionalizzare i trasporti.
Tutti sanno che per migliorare bisogna cambiare.
Molti non sanno cosa cambiare esattamente o, perlomeno, cosa cambiare come prima cosa.
A questi ultimi vorrei ricordare che un sistema organizzativo (logistico) è fatto di processi organizzativo-gestionali, di sistemi informatici, di strutture.

I processi, intesi come sequenza di attività da svolgere con modalità e tecniche adeguate, definiscono il funzionamento dell’organizzazione e quindi sono i primi responsabili degli obiettivi che si potranno raggiungere.

I sistemi, intesi come software e hardware, consentono l’automazione di una parte dei processi e quindi sono in un certo senso responsabili della produttività dei processi.

Le strutture, intese come strutture e sistemi per lo stoccaggio e la movimentazione delle merci, consentono ai processi, più o meno automatizzati, di svolgersi con pochi vincoli e nelle condizioni ideali per manifestare la loro razionalità.

L’ordine delle cose da fare è molto importante:

• è importante capire che i processi costituiscono il primo tassello da “sistemare”; se si sistemano i processi, infatti, le persone lavoreranno meglio e verrà posta maggior attenzione alle attività a valore aggiunto;
• è importante capire che i sistemi devono assecondare e non condizionare i processi oranizzativi; i sistemi quindi non vanno scelti prima dei processi;
• è importante sapere che le strutture vanno scelte e/o costruite in funzione dei processi e dei sistemi e quindi “vengono per ultime”.

L’ordine che suggerisco è importante anche da un punto di vista dei costi.
Migliorare i processi costa tanta fatica ma (relativamente) poco denaro.
Migliorare i sistemi costa un po’ meno fatica ma un po’ più di denaro.
Migliorare le strutture costa poca (relativamente) fatica ma molto denaro.
Mi raccomando però, non fraintendetemi!

Con questo mio editoriale non voglio assolutamente sostenere che strutture e sistemi non servano, servano poco o servano meno di processi organizzativi razionalizzati.
Al contrario, serve tutto e non ha senso cercare di stabilire cosa sia più importante.

Io voglio solo sostenere che se un’azienda vuole migliorare e cambiare la sua logistica, o dispone delle possibilità economiche ed organizzative per cambiare tutto insieme e contemporaneamente (processi, sistemi e strutture), oppure deve convincersi ad iniziare dai processi.

Questo è l’unico modo per cominciare a migliorare qualche cosa senza rinunciare ad un progetto più ambizioso in futuro.