Come scegliere il software giusto

Ogni 10 anni circa, molte aziende cambiano il proprio sistema informativo.
Con una frequenza ancora maggiore – diciamo, ogni due o tre anni – le stesse aziende cambiano un pezzo del sistema informativo.

Nella primo caso, le cause di questo “importante” evento sono generalmente l’evoluzione tecnologica, i cambiamenti organizzativi, lo sviluppo del business e la necessità di disporre di nuove informazioni; nel secondo caso, a queste motivazioni si aggiunge qualche volta anche la volontà di uscire dalla cosiddetta “crisi del gestionale”, e cioè da quel malessere che si manifesta quando l’azienda scopre a posteriori i “buchi logistici” (previsioni, programmazione scorte, schedulatore, ottimizzatore trasporti, ecc.) del nuovo sistema che ha acquistato.

Nell’uno e nell’altro caso, queste aziende si mettono in cerca di una soluzione e spesso si fanno aiutare da un consulente nella software selection, ovvero nel processo di individuazione, valutazione e scelta della soluzione software da integrare al sistema informativo esistente.

Di seguito qualche veloce consiglio per gestire al meglio questo delicato momento.

1. Assicurarsi che il consulente conosca l’azienda ed i suoi problemi; il software deve sostanzialmente automatizzare processi noti e già ottimizzati.
2. Verificare la competenza del consulente durante i suoi colloqui con i fornitori; tutti, ascoltando domande e risposte, siamo in grado di capire il livello e la coerenza di una conversazione.
3. Diffidare delle selezioni alle quali sono ammessi più di tre o quattro candidati; il consulente è lì apposta per fare in autonomia una preselezione.
4. Affidare agli aspetti tecnici (informatici) una importanza secondaria (che non significa marginale) rispetto agli aspetti funzionali; vedi punto 1.
5. Prendere tempo per approfondire l’analisi di una o due soluzioni possibili dopo aver analizzato in modo più “rapido” (presenza di pochi requisiti indispensabili) tutte le altre;
6. Concordare per la software selection un compenso fisso a priori indipendente dal numero dei fornitori da visionare: un consulente che conosce l’azienda ed il mercato dei fornitori non ha difficoltà a formulare un preventivo.

Buona software selection a tutti.