I PDF continuano a essere super utilizzati, soprattutto nei magazzini, nelle dogane e nel settore dei trasporti. Questo formato è considerato ancora molto affidabile per le firme qualificate.

Chi lavora nella logistica sa bene che il vantaggio del PDF è proprio che arriva formattato nel modo giusto e che tutti possono aprirlo. Se c’è bisogno di chiarezza per le etichette e per le packing list, il PDF è il formato perfetto per gestire la situazione. Non è necessario avere degli abbonamenti costosi, ci sono delle piattaforme come SmallPDF che permettono di comprimere, di unire, di firmare o di convertire i file al volo, senza far perdere tempo ai processi IT.

Standard aperto, interoperabile e stabile

Prima di tutto, devi sapere che il PDF non è un formato proprietario, è uno standard ISO (PDF 2.0, ISO 32000-2), ed è stato progettato per assicurare che i documenti si aprano e si vedano tutti nello stesso modo su qualsiasi dispositivo. Perché è utile? Perché così le eitchette non si sformattano e i layout restano invariati se si passa da un TMS a un WMS.

Se consideriamo l’archiviazione a lungo termine, che in molte filiere è anche obbligatoria, si può usare il PDF/A (serie ISO 19005). In pratica, è una variante pensata per conservare i documenti nel tempo senza che subiscano danni o modifiche. L’ultima evoluzione, il PDF/A-4 (ISO 19005-4:2020), si basa sul PDF 2.0 e supporta anche i dati più tecnici. In questo modo, i documenti logistici restano leggibili e verificabili nel tempo, anche quando cambiano i software e i sistemi.

Poi, negli appalti e nelle PA è sempre più importante il tema dell’accessibilità. In questo caso, c’è il PDF/UA-2 (ISO 14289-2:2024) che definisce come creare dei PDF accessibili in linea con il PDF 2.0. Non è una cosa da trascurare, le etichette, le istruzioni e le note operative possono essere comprensibili da tutti in modo da ridurre gli errori e i tempi morti nel back-office e sul campo.

Valore legale e firme qualificate: dal magazzino alla dogana

Nei passaggi critici come la presa in carico, la consegna e le controversie, conta l’affidabilità probatoria. Qui il PDF gioca in casa grazie a PAdES, il profilo di firma ETSI pensato proprio per il PDF e aggiornato di recente (EN 319 142-1:2024 e EN 319 142-2:2025). PAdES permette le firme elettroniche avanzate o qualificate direttamente nel file, con marcature temporali e informazioni di validazione allegate. Perfette per POD, check-list, verbali di danneggiamento o documenti di trasporto.

In Europa il quadro eIDAS garantisce il riconoscimento legale transfrontaliero delle firme elettroniche. Se firmi un PDF con una firma qualificata conforme, la tua evidenza vale in tutti gli Stati Membri. Per chi gestisce le spedizioni internazionali o gli appalti pubblici, significa meno frizioni documentali e processi più snelli nelle verifiche.

Operatività reale: etichette, codici 2D e documenti di viaggio

La logistica del 2025 parla sempre più di codici 2D (QR, Data Matrix) perché trasportano più dati, abilitano la tracciabilità e le verifiche smart. L’iniziativa GS1 “Sunrise 2027” spinge proprio in questa direzione. Il passaggio dai codici 1D ai QR con standard GS1 è in corso e coinvolge le supply chain e il retail a livello globale. Un PDF può inglobare questi codici nativamente, sia sulle etichette sia sui documenti di viaggio, senza dipendere dalle connessioni o dalle skin di sistema. Stampi, invii, o mostri a schermo e il codice funziona.

Questo aspetto è concreto in tante situazioni operative: piani di carico con QR per saltare ai lotti, packing list con link verificabili, istruzioni ADR con rimandi a SDS. Nei transiti intermodali, portarsi dietro un unico PDF “contenitore di prove” spesso evita i ritardi e le discussioni.

Un altro elemento, spesso sottovalutato, è la compressione. Un buon PDF mantiene alta leggibilità con pesi ridotti. Se la rete è lenta o sui dispositivi mobili, aprire un’unica pagina con tutto quello che serve (testi, tabelle, immagini e QR) fa la differenza.

La transizione ai dati strutturati (eFTI, e-CMR)

L’Unione Europea sta accelerando sulla digitalizzazione data-first con il regolamento eFTI (EU 2020/1056). Dal gennaio 2025 sono entrati in vigore i primi atti delegati/di esecuzione e nel percorso verso il 2027 le autorità dovranno accettare i dati elettronici tramite piattaforme eFTI certificate. È un cambio di paradigma: meno scambio di file, più scambio controllato di dati.

Eppure, proprio in questo scenario, il PDF non scompare. Diventa il gemello umano del dato, la vista leggibile e firmabile che accompagna i record strutturati. Lo dicono i progetti e gli atti operativi. I sistemi eFTI prevedono link, QR e viste leggibili per le verifiche sul campo e per le comunicazioni con attori che non sono ancora integrati end-to-end. Allo stesso tempo, l’ecosistema e-CMR sta muovendo dei passi importanti verso l’interoperabilità, ma nelle fasi miste il PDF firmato resta la rete di sicurezza.

C’è poi un tema di scala economica. Solo negli Stati Uniti i costi logistici hanno toccato 2,6 trilioni di dollari nel 2024 (8,7% del PIL). In ambienti così esposti alla volatilità e ai margini compressi, un formato stabile, interoperabile e poco costoso da gestire come il PDF riduce i rischi operativi e accelera le decisioni.