Con il Regolamento eFTI (UE) 2020/1056 l’Unione europea introduce, per la prima volta, un quadro giuridico uniforme per la trasmissione digitale delle informazioni di trasporto in tutta l’UE. La portata è ampia: coinvolge spedizione merci, logistica, spedizionieri, committenti e fornitori di piattaforme, con un effetto sistemico sulle interazioni tra aziende e autorità pubbliche.

Il punto centrale è spesso frainteso: il Regolamento è rivolto principalmente alle autorità. Dalla metà del 2027, le autorità pubbliche saranno tenute ad accettare informazioni di trasporto in formato elettronico, a condizione che le aziende le rendano disponibili. Per le imprese, invece, l’adozione resta volontaria: la carta continua ad avere pieno valore legale e non è previsto un momento in cui diventi obbligatorio passare al digitale. Questa impostazione “abilitante” definisce un perimetro chiaro: non impone nuova burocrazia, ma disciplina un canale digitale standardizzato.

Perché nasce eFTI: interoperabilità, sicurezza e tracciabilità senza nuovi obblighi

Il Regolamento nasce da un limite strutturale del mercato europeo: molte soluzioni digitali esistono già, ma mancavano standard vincolanti capaci di garantire interoperabilità su scala UE. eFTI interviene definendo come devono essere strutturati i dati di trasporto, quali piattaforme possono essere utilizzate e quali requisiti valgono su sicurezza, qualità del dato e tracciabilità.

Un passaggio cruciale: non vengono introdotti nuovi obblighi informativi per le aziende. Tutto ciò che oggi è già legalmente richiesto, ad esempio per merci pericolose, diritto doganale o dimostrazione dei permessi di trasporto, resta invariato. Il Regolamento disciplina esclusivamente il percorso digitale consentito. Da qui la logica opportunistica: chi sceglie la trasmissione elettronica dovrà usare una piattaforma certificata eFTI o appoggiarsi a fornitori di servizi che offrano sistemi certificati. Il vantaggio operativo è un linguaggio dati europeo uniforme, utile per ridurre duplicazioni e trasformazioni manuali, tipiche delle catene transfrontaliere.

Come funziona: piattaforme certificate e accessi controllati

Sul piano tecnico, il modello si fonda sulle piattaforme eFTI: sistemi che archiviano informazioni di trasporto in forma strutturata e consentono il recupero controllato da parte delle autorità.

La certificazione richiede conformità a requisiti UE su:

• interoperabilità;
• protezione degli accessi;
• integrità dei dati;
• trasparenza e registrazione delle operazioni.

Un elemento distintivo è la gestione dell’accesso: le autorità non ricevono accesso automatico. Il recupero avviene solo durante un controllo o una procedura di verifica legale e viene registrato integralmente. In pratica, la dinamica è paragonabile alla presentazione di un documento sul posto, ma in formato digitale. La condizione per far funzionare il meccanismo è la conformità al modello dati previsto, costruito in coerenza con normativa di settore già esistente. Questo rende eFTI uno strumento di “standardizzazione dell’evidenza”, più che una semplice digitalizzazione di file.

La scadenza 2027 e le scelte aziendali: quando conviene muoversi

Dalla metà del 2027 scatterà il cambiamento pratico principale: le autorità di tutti gli Stati membri dovranno accettare le informazioni di trasporto in formato elettronico. In Germania ciò coinvolge, in particolare, amministrazione doganale, Ufficio federale per la logistica e la mobilità, autorità di polizia dei Länder, oltre ad autorità portuali e delle vie navigabili. Da quel momento un’azienda che scelga il percorso digitale potrà fornire dati in modo conforme alla legge in tutta Europa, riducendo il peso di disposizioni nazionali specifiche, perché gli standard UE diventeranno vincolanti.

L’utilità concreta, però, dipende dal modello di business. Le organizzazioni con molti trasporti transfrontalieri o obblighi documentali estesi hanno un potenziale maggiore: processi digitali possono velocizzare controlli, ridurre interruzioni dovute a passaggi tra supporti e limitare errori da trascrizione manuale. Dove dominano processi cartacei o dati normativi complessi (ad esempio merci pericolose) emergono esigenze di formazione e revisione organizzativa. Prepararsi significa verificare corrispondenza dei documenti attuali con i modelli eFTI, qualità dei dati anagrafici e flussi informativi da TMS, WMS o ERP verso una piattaforma eFTI. In prospettiva, il valore cresce quando più attori della catena adottano lo stesso processo digitale condiviso: l’effetto rete è la differenza tra un progetto “IT” e un reale salto di efficienza.

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