Si tratta del convegno dal titolo Supply chain strutturata: i fattori vincenti, organizzato da Tesi Spa in partnership con Adobe Italia mercoledì 7 maggio 2008 a Milano presso Starhotels Anderson (Piazza L. di Savoia, 20).

L’evento sarà incentrato sulle problematiche inerenti alla gestione e condivisione delle informazioni che riguardano il ciclo passivo (contratti, ordini, spedizioni, fatture, ecc.), con la presentazione di Net Integration, una soluzione ready-to-go che permette alle aziende di integrarsi e condividere i principali documenti.

Caratteristiche e obiettivi della soluzione Tesi Spa
Abbiamo chiesto a Massimo Crivello, Solution Manager di Tesi, quali sono le caratteristiche e quali obiettivi si vogliono raggiungere con Net Integration.
La soluzione Tesi in sostanza si propone di facilitare l’integrazione e il flusso di informazioni fra sponsor e fornitori in modo da aumentare il controllo sul processo, riducendo così tempi e margini di errore.

Il personale non dovrà più essere occupato in mansioni a basso valore aggiunto, come ad esempio il data entry, e non sarà più costretto a perdere tempo in telefonate, incappando come spesso accade in incomprensioni che possono generare difficoltà.
La soluzione Tesi inoltre, in un’ottica di delocalizzazione delle funzioni aziendali, oltre ad automatizzare il flusso delle informazioni permette di monitorare il livello di servizio dei fornitori e costituisce uno strumento per la tracciabilità interna.

Il punto di forza, sempre secondo Massimo Crivello, è la possibilità di utilizzare Net Integration anche in aziende che non hanno un alto grado di informatizzazione e per le quali la dotazione informatica non costituisce una priorità.
I dati infatti possono essere gestiti, trasmessi e condivisi sia mediante il formato EDI e mediante browser web, ma anche tramite strumenti di uso comune e diffuso, come la posta elettronica, sotto forma di e-mail intelligente, e l’innovativo PDF intelligente: quest’ultimo supporto è stato introdotto grazie alla partnership tecnologica con Adobe, argomento che merita una trattazione a parte e che approfondiremo poco sotto.

La multicanalità, quindi, per andare incontro ai differenti gradi di informatizzazione delle singole aziende nei diversi settori. Ma, abbiamo obiettato a Massimo Crivello, qualsiasi soluzione informatica necessita di un operatore, e una soluzione nuova comporta comunque uno sforzo da parte dell’azienda per formare adeguatamente il personale.

Ci è stato risposto che la curva di apprendimento è molto bassa, e che è sufficiente un incontro di mezza giornata con lo staff Tesi per essere operativi e sfruttare i benefici di Net Integration.
Abbiamo anche chiesto quali fossero, in base all’esperienza di Tesi Spa, i settori nei quali sono state riscontrate maggiori resistenze ad un approccio informatico e standardizzato alla gestione dei dati: ci è stato risposto che ci sono sempre lievi resistenze perché lo strumento ha un impatto (seppur leggero) sull’organizzazione, ma in ogni settore merceologico esistono processi ad alta criticità che potrebbero trovare un grande beneficio nell’utilizzo di uno strumento condiviso tra business partner.

E’ stato inoltre specificato che potrebbero trarre moltissimi vantaggi da Net Integration le aziende manifatturiere di produzione e commercializzazione, ovvero quelle che devono gestire un numero molto alto di righe d’ordine e tenere sotto controllo gli approvvigionamenti dei singoli componenti.

La partnership tecnologica con Adobe e il PDF intelligente
Abbiamo già accennato alla partnership con Adobe, che ha fornito una soluzione, il PDF intelligente, inglobata da Tesi in Net Integration: ci siamo fatti spiegare di cosa si tratta da Nicola Bugini, Sales System Engineer di Adobe Italia.

Noi tutti conosciamo i documenti in formato PDF, li visualizziamo e stampiamo grazie ad Adobe Reader, applicazione gratuita installata sulla stragrande maggioranza dei PC e scaricabile gratuitamente dalla rete internet: sfruttando le caratteristiche di portabilità e gestione dei permessi dei file in formato PDF, Adobe ha messo a disposizione questo strumento per agevolare, in ambito enterprise, lo scambio e la gestione delle informazioni, fornendo una soluzione alternativa a quelle web based.

In sostanza, il PDF intelligente permette di utilizzare le funzioni di un form web pur essendo offline, con una modalità di lavoro che riproduce esattamente quella che si avrebbe sul cartaceo nonostante si operi in ambito digitale.
L’azienda fornitrice, una volta acquisito il form PDF (tramite email, oppure scaricandolo dal sito internet dell’azienda sponsor), potrà procedere a compilare localmente, mediante Adobe Reader, la conferma d’ordine, per poi restituirla in forma elettronica e permettere alla controparte di estrarre i dati in automatico senza dover ricorrere al data entry.

Anche qualora fosse necessario passare al formato cartaceo (es. stampando il modulo per poterlo firmare), grazie a un codice a barre bidimensionale che riporta tutte le informazioni introdotte nel form, una volta restituito il modulo sarà possibile recuperare in automatico i dati mediante una semplice scansione del documento, anche in questo caso evitando il data entry.

Il tutto utilizzando un’applicazione gratuita e già presente sulla stragrande maggioranza dei PC: Adobe Reader.

Appare evidente come, grazie a questa tecnologia, sia stato possibile superare il gap fra formato cartaceo e digitale, mettendo in comunicazione qualsiasi azienda a prescindere dal grado di informatizzazione e dalla predisposizione ad informatizzarsi.
Altrettanto evidente riteniamo sia il risparmio in termini di tempo e denaro, con una consistente riduzione del margine di errore sempre presente quando si tratta di riportare manualmente i dati dai moduli al sistema informativo aziendale.