Hardware e Software per il magazzino

Ricambi BMW con consegne notturne certificate

28 marzo 2008
In breve
BMW ha voluto implementare un sistema per ridurre la percentuale di consegne errate nella distribuzione dei pezzi di ricambio delle automobili (problema valutato a livello europeo): per risolvere il problema è stato ideato e applicato il nuovo sistema di identificazione presso Bertani Trasporti, che è un progetto pilota per il resto delle consegne in Europa.

Premessa
Bertani Trasporti è un trasportatore italiano, fra i primi a livello nazionale, che fornisce già da diversi anni servizi specializzati per il trasporto di autovetture e di tutto quanto è inerente al mondo automotive, come ricambi e accessori.
I suoi clienti sono le maggiori case automobilistiche, per le quali opera non in esclusiva: Fiat, BMW, Gruppo Volkswagen Audi Porsche, Mercedes. In particolare, il progetto di cui si parlerà in questa sede riguarda proprio BMW.

Obiettivo
La casa automobilistica tedesca ha voluto implementare un sistema per ridurre la percentuale di consegne errate nella distribuzione dei pezzi di ricambio delle automobili (problema valutato a livello europeo): per risolvere il problema è stato ideato e applicato il nuovo sistema di identificazione presso Bertani Trasporti, che costituisce un progetto pilota per il resto delle consegne in Europa.

Di fatto, BMW Germania ha commissionato a Bertani questo progetto come condizione per il rilascio della commessa in esclusiva sulla distribuzione dei pezzi di ricambio.
Per poter ottenere la distribuzione in esclusiva in Italia, insomma, Bertani doveva elaborare un sistema che garantisse una riduzione al minimo o a zero degli errori.
I pezzi di ricambio richiedono precisione assoluta nelle consegne, in caso contrario generano una serie di disservizi che ricadono sia sui concessionari sia soprattutto sui clienti finali.
I problemi possono essere i seguenti:
  • ricambi scambiati, ovvero colli indirizzati a un concessionario che arrivano invece a un altro concessionario
  • colli non consegnati
  • perdita di denaro per il concessionario e perdita di tempo per il cliente, che non può ricevere la propria vettura nei tempi concordati
Questa, in sintesi, era l’esigenza iniziale.
In precedenza, infatti, il controllo della merce da consegnare era effettuato in modo del tutto manuale, con documentazione cartacea, cosa che portava a sbagliare con eccessiva frequenza.
I tempi di consegna erano poi molto più lunghi per la necessità di arrivare a destinazione in orari diurni.
Il nuovo sistema, come vedremo, ha permesso di risolvere entrambi i problemi.

Tutti i ricambi BMW partono fondamentalmente dal centro di distribuzione situato a Castiglione delle Stiviere, nei pressi di Verona; per la distribuzione sul territorio nazionale Bertani si appoggia a punti di raccolta intermedi, alcuni dei quali attrezzati con il sistema che descriviamo più avanti, al pari dei concessionari stessi.
«Il cedi di Verona, quello da cui partono i nostri mezzi, da cui cominciamo a organizzare la nostra spedizione, è all'interno del magazzino del cliente» spiega Guerceri.

«C'è una specie di simbiosi, un limite fisico all'interno dell'edificio: da una parte è competenza di Bertani, dall'altra del cliente.
Su quel confine fisico ci vengono preparati i pacchi, che noi poi organizziamo sulle baie di carico a seconda dei nostri percorsi.
In questo punto avviene la prima fase di organizzazione: il nostro autista arriva con il suo palmare in tasca, rileva i dati delle bolle che deve scaricare, e poi parte per il suo percorso».

«Le condizioni per l'appalto da parte di BMW erano molto stringenti» precisa Fabio Guerceri.
«Il cliente richiedeva la gestione della data e ora della consegna il più velocemente possibile in forma elettronica, e una garanzia di inalterabilità del dato, dalla sua nascita al suo arrivo.
Si rendeva necessaria una soluzione remota, perché il dato andava rilevato da un sistema mobile all'atto della consegna».

Processo e applicazione
In questa fase sono stati definiti i requisiti ed è stata coinvolta Incas come partner integratore e fornitore del sistema.

Il principale era quello della consegna non presidiata, dal momento che la maggior parte dei ricambi doveva essere recapitata entro le 8.30 del mattino (ad eccezione di alcune regioni più lontane, per le quali il termine è alle 12.30, e delle isole, che richiedono la consegna entro le 18.30).

Si rendeva così necessario il trasporto e la consegna notturna. Con un duplice vantaggio:
  • il trasportatore avrebbe ridotto i tempi di consegna, dato che viaggiare di notte è più veloce
  • il concessionario avrebbe ridotto i tempi di servizio, ricevendo i ricambi entro le 8.30 della giornata.
Ma come certificare che la consegna è avvenuta correttamente e nel punto giusto, se non c'è nessuno al ricevimento?



Ora, a parte il problema della sicurezza fisica, già risolto da Bertani con degli appositi spazi chiusi di cui i trasportatori hanno le chiavi, bisognava certificare che il trasportatore stesse consegnando i colli giusti nel posto giusto. Per questo, la direzione IT di Bertani ha elaborato un sistema semplice, ma molto ingegnoso.

«In ballo ci sono tre barcode» spiega Fergacich, di Incas.
  • «Il primo è quello che risiede sul documento di trasporto.
  • Il secondo è quello dei singoli colli, che sono sempre identificati in modo completo (tipo di merce, destinatario ecc.).
  • Il terzo identifica il destinatario, il cliente di BMW, quello a cui devono essere forniti i pezzi di ricambio. Si associa un codice a barre all'azienda, e da quel momento questa etichetta rimarrà applicata esattamente nel luogo dove la merce verrà scaricata, presso il destinatario».
E prosegue:
  • «L'autista di Bertani, alla sera, passa dal centro di raccolta presso il magazzino di Castiglione delle Stiviere, con il suo terminale;
  • effettua la scansione dei codici a barre sui colli e sui documenti di trasporto
  • li carica sui camion
  • comincia il suo giro di consegna.
Arriverà, durante la notte, ai vari destinatari.
Al momento della consegna, legge in sequenza i tre codici: quello del destinatario, che gli conferma che si trova in una determinata posizione, quello del DDT e quello dei colli, e questo conferma che sta consegnando la merce giusta nel posto giusto.

Insomma alla fine di queste operazioni di incrocio dei dati, il trasportatore sarà sicuro di aver consegnato i colli corretti, corrispondenti alla bolla che ha in mano, nel posto corretto.

Appena fatto ciò, il terminale trasmette tutti questi dati, insieme alla data e all'ora, via GPRS a Bertani, che a sua volta li rilancia a BMW. A questo punto l'autista potrà chiudere il cancello tranquillo e ripartire».

E aggiunge Guerceri: «Il sistema serve per essere certi che l'informazione sulla data e ora di consegna corrisponda al vero. Per noi, infatti, ogni consegna in ritardo comporta il pagamento di una penale».

Che cosa succede? Che l'autista potrebbe segnalare l'informazione della consegna prima di essere arrivato.
L'etichetta al destinatario serve proprio per evitare questa possibilità.
Si tratta di un codice a barre che somiglia più ad una password: non ha parti leggibili in chiaro ed è generato automaticamente dal sito BMW, da parte del concessionario cliente, che deve ricevere la merce.
Poi viene concordato, tra noi e il concessionario, un luogo dedicato, di cui noi abbiamo le chiavi, e l'etichetta viene applicata al suo interno. L'etichetta non è modificabile né leggibile dall'autista.
Appartiene esclusivamente al cliente, che la scarica identificandosi con un proprio username e password.

Il barcode che identifica definitivamente il destinatario si scarica via Internet dal sito BMW.
Infatti BMW stessa ha messo su web la possibilità di generare e stampare in modo molto semplice un codice a barre corrispondente al destinatario, che sarà applicato nel luogo dove la merce deve essere consegnata, presso il concessionario stesso.

Questo barcode viene applicato all'interno della gabbia, o reparto per la consegna, in modo visibile ma non asportabile.

Ma la vera novità di questo sistema è il fatto della consegna notturna, non presidiata: «Tendenzialmente ancora tutti i camion girano di giorno, e questo crea il traffico che vediamo ogni giorno: ma questo accade perché ci deve essere sempre qualcuno al ricevimento, in quanto c’è bisogno della firma sul documento di trasporto» sostiene Alessandro Fergacich.

«Se invece si utilizzano strumenti informatici adeguati, si potrà avere la certezza della presa in carico del DDT e della merce, senza necessità di questa firma. Basta la lettura del barcode, come certificazione di consegna avvenuta.
E questo significa un'enorme ottimizzazione della logistica: anziché otto consegne, ne potrò fare dodici, perché di notte vado più veloce».

Architettura e sistema del terminale
Altrettanto interessante è l’architettura informatica del sistema. «I terminali mobili sono connessi al nostro server interno» spiega Guerceri.
«Il software mobile è connesso al server centrale, che memorizza i dati; a intervalli regolari questi dati vengono poi rinviati al server del cliente.

Abbiamo quindi tre strati: il terminale mobile che rileva il dato alla consegna, il server di connessione che prende i dati dal terminale mobile, e il nostro server interno gestionale, che funge da memoria dei dati di tutte le consegne che sono avvenute durante le varie giornate, e si occupa della loro spedizione al cliente dei dati, perché anche lui li abbia disponibili».

E prosegue «In più, sempre per soddisfare la specifica della gestione in tempo reale – visto che la spedizione dei dati a BMW non è in tempo reale, bensì avviene ad intervalli a partire dal mattino successivo – abbiamo elaborato e messo a disposizione un servizio web, che consente di monitorare la spedizione nel suo stesso svolgimento, con informazioni sulle modalità di consegna».

Incas, dal canto suo, ha fornito una soluzione in gran parte pronta, benché adattata nei dettagli, e questa caratteristica ha accelerato e semplificato l’installazione, altro motivo di grande soddisfazione da parte del cliente.

«La nostra specialità sono i sistemi applicativi per la logistica: sistemi di gestione del magazzino, sistemi di gestione dei trasporti e per la movimentazione in genere» spiega Alessandro Fergacich.
«Questo tipo di applicazioni, che chiamiamo di Track&Tracing, le risolviamo con una soluzione che è stata personalizzata per Bertani quanto bastava per adattarla alle sue esigenze, ma che sostanzialmente nasceva già pronta».

Il terminale fornito è l'Intermec 761, con connessione GPRS e non Wi-Fi, in quanto non necessaria, culla veicolare e sistema operativo Windows Mobile 2003.

Risultati
Il risultato è che la soluzione, comprensiva di prodotto e soluzione, ha dato un esito assolutamente eccellente, che ha sorpreso lo stesso cliente finale».

E questo ci porta a parlare di ROI: anche se non ci è stato comunicato un vero e proprio numero, sia Bertani Trasporti che soprattutto BMW hanno manifestato grande soddisfazione: «Gli operatori sono soddisfatti, il prodotto è indistruttibile, neppure BMW si aspettava un risultato così eccellente» risponde Guerceri.

Il ritorno dell'investimento, a parte la bella figura con BMW, è stato notevole, perché la percentuale di errori nelle consegne era piuttosto elevata, e con il nuovo sistema si è ridotta drasticamente.

Immaginiamo che cosa significa, in realtà: più nessun lavoro inutilmente fermo in attesa di un pezzo mancante, o consegnato nel posto sbagliato.

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