Software e sistemi per il trasporto

Informatizzare aiuta la logistica: il caso G & B Trading

26 febbraio 2010
In breve
G&B Trading, società di Roma specializzata nell'importazione e distribuzione di materiale elettrico, illuminazione, ferramenta, giardinaggio, accessori bagno e accessori per la casa, ha intrapreso un percorso di ulteriore informatizzazione affidandosi a Kirio, software house bolognese.
Obiettivo: lo snellimento dei processi amministrativi, logistici e di vendita.

Premessa
G&B Trading compie 10 anni e festeggia l'anniversario puntando sull'innovazione, per proseguire la crescita continua che ha contraddistinto la sua seppur breve storia.

Era il 2000, i due attuali soci si incontrano e decidono di fondare un'azienda con sede a Roma.
Il loro background conta dell'expertise nella vendita di cartoleria, ufficio e di casalinghi ed iniziano con l'importazione di ferramenta per conto di un'impresa olandese.

L'idea successiva: compiere un'accurata selezione di fornitori nel mondo, importare i prodotti e distribuirli sul mercato italiano, ponendo attenzione alle opportunità che via via si aprono.

Attualmente il settore principale nel quale opera G&B Trading è quello dell'illuminazione e del materiale elettrico, accanto a quello degli accessori per la casa, per il bagno, il giardinaggio e la ferramenta.

Maggiore cliente è la Grande Distribuzione per la quale l'azienda cura anche l'immagine dei layout del punto vendita, attraverso allestimenti personalizzati e confezionamenti ad hoc.
La rete vendita è costituita da 8 agenti su tutto il territorio nazionale.

I must del mercato: velocità e prezzi competitivi
Paolo Bianchi, Presidente e socio fondatore di G&B Trading racconta come negli anni le dinamiche del mercato abbiano portato l'azienda ad avere esigenze sempre più specifiche in termini di organizzazione.

«Inizialmente gli agenti potevano permettersi di evadere gli ordini raccolti anche dopo un paio giorni perché i tempi richiesti dalla clientela per l'arrivo della merce erano molto più lunghi di quelli attuali.

Estremizzando, si può dire che ora invece tutto deve essere già pronto per il giorno dopo.
La velocità e, ovviamente, i prezzi competitivi sembrano dunque i principi da seguire per 'funzionare'».

Bianchi poi approfondisce i cambiamenti avvenuti, puntualizzando che sia i negozi al dettaglio sia la GD e GDO hanno ridotto, se non addirittura eliminato, lo stock a magazzino, ora a carico quasi esclusivamente del distributore.

Come affrontare dunque tali mutamenti?
La risposta di G&B Trading è stata la seguente: porsi l'obiettivo di ridurre il più possibile le operazioni che vedevano coinvolta la carta attraverso un'informatizzazione spinta, che rendesse i diversi processi, amministrativi, logistici e di vendita, automatizzati e integrati.

Software selection: prima le persone poi le soluzioni
Ad inizio 2010, G&B Trading decide di cambiare il proprio sistema informativo.

«Abbiamo notato che, con il sistema precedente, venivano effettuati dei passaggi che costituivano una perdita di tempo, soprattutto per quanto riguardava il magazzino, infatti gli ordini venivano scaricati dall'ufficio preposto, il picking veniva stampato su carta e in seguito assegnato al picker.

Abbiamo pensato che se queste operazioni fossero avvenute in automatico, il personale avrebbe potuto dedicare maggior tempo ad attività a valore aggiunto», afferma Bianchi.

È iniziata allora una software selection e ben presto la scelta è caduta sulle soluzioni proposte da Kirio, software house bolognese.

Per la parte più propriamente amministrativa (fatturazione, contabilità ecc.) è stato installato Mago.Net della software house Microarea, al quale è stato integrato K-Logistic, il software per la gestione di magazzino della stessa Kirio.

«Certamente i sistemi che ci sono stati presentati incontravano le nostre esigenze, ma abbiamo scelto più che altro le persone.
Kirio ci è sembrato un partner competente, affidabile e che ripone la nostra stessa passione nel lavoro», dichiara Bianchi.

Un magazzino più snello e le prospettive
L'azienda è avviata verso la completa automatizzazione delle procedure.
«Occorreranno alcuni mesi per far calzare i programmi, ma con la continua assistenza di Kirio stiamo procedendo bene», sottolinea Bianchi.

In particolare, il magazzino ora è organizzato nel seguente modo: la merce è divisa sugli scaffali per categorie, con due ripiani a picker e gli altri a stock.

L'operatore ha un terminale che grazie a K-Logistic gli consente di visualizzare le attività da compiere per evadere l'ordine, dal percorso da seguire, all'imballo, alla stampa dell'etichetta alla fatturazione effettuata grazie all'integrazione con Mago.Net.

«Già abbiamo in previsione di cambiare la sistemazione negli scaffali, mettendo in coda lo stock, così eviteremo all'operatore un faticoso sali e scendi.
Ovviamente K-Logistic è studiato per adattarsi a queste modifiche.

Già ora stiamo riscontrando dei miglioramenti nelle procedure e credo che con il coinvolgimento a livello informatico degli agenti, raggiungeremo in modo completo il nostro scopo», conclude Bianchi.

G&B Trading ha infatti intenzione di "chiudere il cerchio" con l'informatizzazione degli agenti, attraverso l'installazione dell'applicativo la gestione automatizzata degli ordini di acquisto K-Order, sempre di Kirio.

In tal modo gli ordini arriveranno in real time sul server aziendale e a quel punto si procederà al dialogo con il magazzino, tutto all'insegna dell'integrazione e della velocità, per stare al passo con i tempi.

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