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Upim: come il palmare semplifica il franchising

16 febbraio 2010
In breve
Upim, una delle divisioni storiche del Gruppo Rinascente, organizza ogni anno, nei mesi di maggio e di novembre, una convention per tutti i responsabili dei punti vendita allo scopo di presentare le nuove collezioni e soprattutto raccogliere gli ordini. Occorre anche considerare che Upim opera sul territorio nazionale sia mediante punti vendita diretti sia mediante franchising: in questo articolo spieghiamo come vengono gestite le operazioni grazie all'utilizzo di un palmare Intermec 700.

Premessa
"Convention Jolly", così viene affettuosamente definita la grande kermesse Upim che ogni anno, nei mesi di maggio e di novembre, vede confluire a Milanofiori tutti i responsabili dei punti vendita affiliati per guardare, commentare e soprattutto ordinare i capi delle nuove collezioni.

Tre giorni per valutare e acquistare i prodotti di ogni categoria merceologica, dall'abbigliamento ai prodotti per la casa o il giardino, per un totale di 20.000 articoli.

Come gestire tutto questo movimento?
Upim ha dotato ogni affiliato di un palmare Intermec 700, che consente a ognuno di seguire le sfilate e gli incontri e, alla fine di ogni presentazione, di ordinare i capi e i prodotti autonomamente, senza dover ricorrere ad alcuna assistenza.

Niente code, nessuna perdita di tempo, nessun errore e ordini in tempo reale: e la Convention, che costituisce il punto di arrivo di una fase di preparazione lunga e piena di aspettative, non ha più imprevisti.

Il contesto

Upim è una delle divisioni storiche del Gruppo Rinascente.
Recentemente Upim ha ristrutturato la propria offerta, aggregando i prodotti per mondi e creando 5 differenti moduli (dedicati all'abbigliamento donna, uomo, bambino, alla profumeria e alla casa), ciascuno indipendente e in grado di soddisfare i bisogni specifici dei clienti.

In ciascun modulo tutto è stato pensato per enfatizzare un'offerta sempre fresca e aggiornata, proposta con un ottimo rapporto qualità/prezzo e rivolta a un target ampio.

Operativa sul territorio nazionale, conta 155 punti vendita diretti e 232 in franchising.

«Per il consumatore non c'è differenza tra un punto vendita diretto e uno in franchising» sottolinea Massimiliano Ceschiutti, Responsabile Sistemi Informativi e Controllo di Gestione Upim - Franchising «perché la nostra filosofia è quella di mantenere il prodotto allo stesso prezzo in tutto il territorio nazionale.

La stessa cosa deve farlo il franchising, perché in alcune città coesistono le due tipologie e non devono esservi differenze per il cliente».

L'esigenza
Oggi il franchising, che fino a qualche anno fa era considerato un settore non strategico, ha assunto un peso più rilevante in quanto riesce a coprire le zone più periferiche.

Il rifornimento dei punti vendita è diverso rispetto alla linea diretta perché gli affiliati hanno ragioni sociali giuridicamente separate da Rinascente e sono quindi veri e propri "compratori"; considerata la forte componente emotiva presente nel meccanismo di acquisto, si comprende bene l'importanza di un'adeguata presentazione delle nuove collezioni, che Upim affida in gran parte alle due Convention di maggio (per l'autunno-inverno) e novembre (per la primavera-estate).

Durante le convention, che rappresentano l'80 per cento del fatturato annuo del franchising, si allestisce al Centro Congressi Milanofiori uno show room su 2.000 metri quadrati con l'assortimento completo e si accolgono oltre 400 franchisee (tra visual, addetti vendita e proprietà).

Il primo giorno è destinato alle sfilate e a tutta la parte "coreografica" della manifestazione, mentre dal giorno successivo gli affiliati raggiungono lo show room e procedono agli acquisti utilizzando il terminale Intermec 700.

Lo show room è organizzato nei 5 moduli che comprendono tutto l'assortimento Upim e i compratori possono visitare i vari reparti, dove trovano l'assistenza di operatori commerciali.

Acquistare tanti prodotti così diversi in poco tempo può essere molto difficile perché un'offerta così articolata può disorientare l'acquirente.

«Prima dell'introduzione di questi palmari» continua Ceschiutti, «poteva capitare che un affiliato dimenticasse di ordinare una linea di prodotti».

Il terminale Intermec 700 in dotazione all'affiliato contiene un "preventivo" che non costituisce vincolo ma solo una "guida all'acquisto" e che tiene conto di diverse variabili: la garanzia di un buon livello di assortimento, l'ubicazione, le dimensioni e il "venduto" degli anni precedenti in quello specifico punto vendita.

Quindi l'affiliato è guidato da un terminale altamente personalizzato: assiste alle presentazioni, guarda, sceglie, digita e acquista.

I vantaggi di utilizzare un palmare all'avanguardia
«La personalizzazione del terminale è sempre stata il momento critico all'apertura delle collezioni» continua Ceschiutti.

«Il terminale, che è in dotazione all'affiliato per gli ordini, veniva consegnato ai nostri operatori all'apertura della manifestazione per il caricamento dei dati, con tutti i disagi e le attese che possiamo immaginare.

Oggi, con il palmare Intermec 700, l'affiliato si connette tramite password al server e gli viene caricata automaticamente la sua base dati, cioè il suo preventivo personalizzato».

Durante la manifestazione non vi sono più problemi operativi.
Ogni articolo è identificato da un codice a barre ed è sufficiente puntare sul prodotto e caricare le quantità.

Questo è l'aspetto sul quale l'affiliato si deve concentrare durante questi giorni: decidere gli articoli e le quantità; non ha altre incombenze e può gestire autonomamente i propri ordini ricorrendo all'assistenza del personale solo in caso di necessità.

Da quando sono stati introdotti i terminali Intermec 700 l'affiliato è molto più autonomo e può decidere, se ha necessità particolari, di rimanere anche un giorno solo, senza rinunciare ad effettuare tutti gli ordini.

Nel contempo, l'azienda ha il grande vantaggio di tenere sotto controllo in tempo reale gli ordini dell'affiliato; questo consente di verificare immediatamente eventuali "dimenticanze" e di contattare l'affiliato prima che la manifestazione sia finita.

A oggi Upim ha introdotto 200 palmari 700 monocromi e può dirsi pienamente soddisfatta delle prestazioni di questo strumento, che ha consentito lo snellimento delle operatività pre acquisto.

La personalizzazione del terminale e la consegna dell'ordine finale necessitavano infatti di diversi operatori; oggi queste procedure sono espletate da ogni affiliato con il palmare Intermec 700, con un netto risparmio in termini di ore di lavoro e una drastica diminuzione degli errori, che risultano essere quasi azzerati.

«Per noi l'affidabilità è importante.
Basti pensare che una volta scaricati tutti i dati, e dopo una serie di controlli incrociati, abbiamo trovato solo 1 o 2 referenze errate (valore trascurabile rispetto alla situazione precedente) e gli stessi terminali hanno avuto un tasso di mortalità pari a zero» conclude Ceschiutti.

In effetti, dal momento della fornitura a oggi, i terminali hanno sempre funzionato perfettamente e Upim non ha avuto necessità di alcun intervento tecnico da parte di Intermec, a conferma della totale affidabilità e della grande robustezza di questo strumento.

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