Le aziende in fase di crescita arrivano a un punto in cui i fogli di calcolo non bastano più.
È qui che entra in gioco il software di pianificazione delle risorse aziendali (l’ERP, dall’inglese Enterprise Resource Planning).
I sistemi ERP raccolgono e organizzano le principali informazioni aziendali e aiutano le organizzazioni a gestire le operazioni in maniera “snella” ed efficiente.
In questo articolo andremo a spiegare cos’è esattamente l’ERP, come funziona, cosa può fare per la vostra azienda, come scegliere la soluzione giusta e molto altro ancora.

Che cos’è un Enterprise Resource Planning (ERP)?

L’ERP è un’applicazione che automatizza i processi aziendali e fornisce informazioni basandosi su un database centrale che raccoglie i dati provenienti dai diversi dipartimenti aziendali.
Se i dati sono conservati in un software di gestione aziendale di base o in fogli di calcolo, i dipendenti hanno difficoltà a trovare ciò di cui hanno bisogno e potrebbero non averne accesso del tutto.
Queste fonti di dati disparate ostacolano la collaborazione e l’efficienza, soprattutto quando l’organizzazione è in crescita.
Il personale perde tempo a cercare documenti e potenzialmente duplica il lavoro perché non c’è un unico posto dove cercare informazioni aggiornate su tutti gli aspetti dell’azienda.
Un sistema ERP risolve questo problema raccogliendo le informazioni in un database centrale e garantendo una visibilità trasversale.
Inoltre, elimina i problemi derivanti da fonti di dati contrastanti e consente di analizzare vari scenari, scoprire miglioramenti dei processi e generare importanti guadagni di efficienza.
Ciò si traduce in un risparmio sui costi e in una maggiore produttività, poiché le persone passano meno tempo a cercare i dati necessari. In parole povere, un sistema ERP aiuta a unificare le persone, i processi aziendali principali e la tecnologia di un’organizzazione.

Come funziona l’ERP?

Enterprise Resource Planning (pianificazione delle risorse aziendali), un termine coniato dalla società di ricerca Gartner nel 1990, può creare confusione perché l’ERP non è un’applicazione a sé stante. Sebbene l’ERP sia una categoria di software aziendale, i sistemi ERP comprendono vari moduli, ognuno dei quali risponde a una specifica esigenza aziendale.
Per esempio, le aziende che si occupano di prodotti hanno in genere moduli per la contabilità, la gestione delle scorte e degli ordini, la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e, se producono o assemblano prodotti, la produzione.
Le aziende di servizi possono ricorrere a moduli per la contabilità, la gestione dei progetti, l’automazione dei servizi professionali e il CRM.
Ogni modulo estrae e invia informazioni al database centrale, che è un componente chiave di un sistema ERP.
Questo archivio di dati comune fornisce visibilità a tutti i reparti e consente ai dirigenti di valutare e confrontare le prestazioni aziendali delle diverse aree e di comprendere l’impatto completo delle decisioni.
Inoltre, l’ERP consente di ottenere altri vantaggi come: l’automazione dei processi, il miglioramento dei controlli interni e una business intelligence più intelligente.

Esistono due approcci principali alla creazione di un sistema ERP.

1. Il primo consiste nell’acquistare da diversi fornitori software in grado di gestire ciascuna delle funzioni aziendali principali, come la contabilità, le vendite, l’inventario e la produzione.
   Queste soluzioni vengono poi integrate con un database centrale (l’ERP).
2. Il secondo consiste nell’acquistare tutti i moduli necessari da un unico fornitore dell’ERP ed evitare le integrazioni, poiché le applicazioni sono già progettate per lavorare insieme.

L’acquisto della maggior parte o di tutti i moduli ERP necessari da un unico fornitore è l’opzione migliore per la grande maggioranza delle aziende, grazie alla sua semplicità.
L’integrazione di questi sistemi disparati è spesso complicata e richiede uno staff IT considerevole o un partner di servizi IT; quindi, non ha senso per la maggior parte delle piccole e medie imprese.
Inoltre, una volta impostate, queste integrazioni richiedono una manutenzione continua.
Una piattaforma unificata, invece, offre integrazioni native tra i moduli e un’interfaccia utente comune per gli utenti che si spostano tra di essi.
Questo facilita l’implementazione dell’ERP.
Le informazioni fluiscono facilmente tra i moduli per fornire ai responsabili delle decisioni una visione completa dell’azienda.

Quali sono i moduli di un ERP (Enterprise Resource Planning)?

Un ERP comprende una serie di moduli diversi, ovvero pacchetti di funzioni personalizzate per i vari aspetti dell’azienda, compresi i ruoli di back-office e front-office.
Questo va ben oltre i dati finanziari e altre funzioni fondamentali come la gestione della catena di approvvigionamento e la comunicazione con i clienti.

Ecco una rapida panoramica dei moduli ERP più utilizzati:

1. 1. Finanza. Il modulo finanziario, alla base di quasi tutti i sistemi ERP, gestisce il libro mastro e tutti i dati finanziari.
      Tiene traccia di tutte le transazioni, comprese quelle relative ai conti correnti e ai crediti, e gestisce le riconciliazioni e i rapporti finanziari.
   2. Approvvigionamento. Il modulo di approvvigionamento gestisce gli acquisti, sia di materie prime che di prodotti finiti.
      Può automatizzare le richieste di preventivo e gli ordini di acquisto e, se collegato alla pianificazione della domanda, ridurre al minimo gli acquisti in eccesso e in difetto.
   3. Produzione. La produzione può essere complicata e questo modulo aiuta le aziende a coordinare tutte le fasi di realizzazione dei prodotti.
      Il modulo può garantire che la produzione sia in linea con la domanda e monitorare il numero di articoli in lavorazione e finiti.
   4. Gestione dell’inventario. Un modulo di gestione dell’inventario mostra i livelli attuali delle scorte fino al livello di SKU e li aggiorna in tempo reale.
      Inoltre, misura le principali metriche relative all’inventario.
      Qualsiasi azienda basata sui prodotti ha bisogno di questo modulo per ottimizzare le scorte di magazzino in base alla domanda attuale e a quella prevista.
   5. Gestione degli ordini. Questa applicazione monitora e dà priorità agli ordini dei clienti provenienti da tutti i canali e ne segue l’avanzamento fino alla consegna.
      Un modulo di gestione degli ordini può accelerare i tempi di evasione e di consegna e migliorare l’esperienza del cliente.
   6. Gestione del magazzino. Un modulo di gestione del magazzino dirige le attività di magazzino come la ricezione, il prelievo, l’imballaggio e la spedizione.
      Può generare risparmi di tempo e di costi nel magazzino identificando modi più efficienti per eseguire queste attività.
   7. Gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Il CRM è un modulo popolare per le aziende di una vasta gamma di settori.
      Tiene traccia di tutte le comunicazioni con i clienti, assiste nella gestione dei lead e può migliorare il servizio clienti e incrementare le vendite.
   8. Automazione dei servizi professionali (PSA). Le aziende di servizi utilizzano spesso un modulo di automazione dei servizi professionali (PSA) per pianificare e tenere traccia dei progetti, compresi i tempi e le risorse impiegati.
      Può semplificare la fatturazione ai clienti e incoraggiare la collaborazione tra i membri del personale che lavorano a un progetto.
   9. Gestione della forza lavoro (WFM). Un modulo di gestione della forza lavoro (WFM) tiene traccia delle presenze e delle ore lavorate; alcuni possono anche gestire le buste paga.
      Questo strumento può registrare l’assenteismo e la produttività per reparto, team e singolo dipendente.
   10. Gestione delle risorse umane (HRM). Un modulo di gestione delle risorse umane (HRM) o di gestione del capitale umano (HCM) è simile a un modulo di gestione della forza lavoro.
       Conserva i registri dei dipendenti con informazioni dettagliate, come la PTO disponibile e le revisioni delle prestazioni, e può individuare le tendenze della forza lavoro nei vari reparti o nei dati demografici.
   11. Ecommerce. Un modulo ecommerce consente ai rivenditori e ai marchi di gestire il back-end e il front-end dei loro negozi online. Con questa applicazione possono modificare l’aspetto del sito e aggiungere e aggiornare le pagine dei prodotti.
   12. Automazione del marketing. Questo modulo gestisce le attività di marketing su tutti i canali digitali (e-mail, web, social) e consente alle organizzazioni di ottimizzare e personalizzare i messaggi.
       Uno strumento di automazione del marketing può aumentare i contatti, le vendite e la fedeltà dei clienti.

Perché l’ERP è importante per le aziende?

I sistemi ERP sono diventati un punto di riferimento per le aziende che vogliono utilizzare le risorse in modo oculato.
Possono aiutare i manager a riallocare il capitale umano e finanziario o a costruire processi aziendali più efficienti che consentano di risparmiare denaro senza sacrificare la qualità o le prestazioni.
Un ERP è anche una risorsa quando si tratta di pianificazione e coordinamento.
I dipendenti possono vedere in dettaglio le scorte disponibili e gli ordini dei clienti, quindi confrontare gli ordini di acquisto dei fornitori e la domanda futura prevista.
Se necessario, possono apportare modifiche per evitare problemi.
Il software ERP migliora anche la comunicazione e la collaborazione, perché i lavoratori possono controllare lo stato degli altri reparti per orientare le proprie decisioni.
Come fonte completa di dati, un sistema ERP fornisce anche una serie di report e analisi che possono fare la differenza per l’azienda.
Trasformare un’enorme quantità di informazioni in grafici e diagrammi che illustrano chiaramente le tendenze e aiutano a modellare i possibili risultati è una capacità dell’ERP che i dirigenti trovano inestimabile.