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Cold Chain: il Magazzino Unico dell’Ausl della Romagna.

09/08/2016
In breve
Il Magazzino Unico Farmaceutico ed Economale rappresenta una delle prime tappe del percorso di concentrazione delle attività tecnico-amministrative che hanno portato alla costituzione dell'Azienda USL della Romagna.
Premessa
Il Magazzino Unico è situato all'interno del Centro Servizi dell'Azienda USL della Romagna, a Pievesestina di Cesena, in posizione baricentrica rispetto alle principali strutture sanitarie romagnole.
Si sviluppa su una superficie complessiva di circa 8.700 metri quadrati, di cui circa 6.200 dedicati alla logistica e 2.500 dedicati agli uffici.
L'edificio, completamente cablato e dotato di sistema wireless, è stato progettato e realizzato secondo i più innovativi criteri a garanzia di un basso impatto ambientale.

Struttura e gestione informatizzata del Magazzino
La struttura ha iniziato progressivamente ad acquisire i primi prodotti da distribuire a giugno 2011, con l'obiettivo di gestire in modo univoco tutti i processi di approvvigionamento dei farmaci, dei dispositivi medici e dei beni economali delle precedenti quattro Aziende Sanitarie di Cesena, Forlì, Ravenna e Rimini, e dell'IRST IRCCS di Meldola.

A marzo 2015 è stata avviata la fase di implementazione dei sistemi automatici ed informatizzati.
Oggi il Magazzino Unico Farmaceutico ed Economale fornisce materiale di consumo a tutti i servizi dell'Ausl della Romagna e all'IRST- IRCCS di Meldola, utilizzando tecnologie all'avanguardia.
Il valore del materiale movimentato nel 2015 è stato pari a circa 108.649.000 euro, con un'attività produttiva massima di circa 5.000 righe al giorno.

A seguito della messa a regime del sistema automatizzato e informatizzato, si stima che nei prossimi mesi, aumentando la centralizzazione della gestione del materiale a scorta, a transito ed in conto deposito, il volume delle attività si incrementerà fino a circa 300.000.000 di euro, con un'attività produttiva massima di circa 9.000 righe al giorno.

La gestione della logistica adottata dal Magazzino Unico si contraddistingue per la pianificazione ed il coordinamento del flusso dei materiali dal fornitore al reparto ospedaliero, come un sistema integrato piuttosto che frammentato in una serie di attività indipendenti fra loro come avveniva in passato.

La Supply Chain dei dispositivi medici
Il Magazzino Unico dell'AUSL della Romagna è una struttura ad alta automazione tecnologica, ma soprattutto ad elevata informatizzazione della filiera logistica.
È stata appunto implementata una suite di soluzioni software integrate per la gestione dell'intera catena di approvvigionamento, che riguardano i processi, le persone, l'organizzazione e la tecnologia.

L'implementazione del sistema informatico è stato progettato in un'ottica integrata con l'intera filiera logistica aziendale, sviluppando in particolare l'integrazione con i flussi informatizzati del ciclo passivo con i fornitori di beni, in modo da inviare ordini informatizzati ai fornitori e ricevere dagli stessi documenti informatizzati su appositi protocolli di interfacciamento.

Inoltre tutto il materiale consegnato dal Magazzino è tracciato in appositi bancali, roller e cassette dotati di specifici codici che consentono la completa tracciabilità dei medicinali, dispositivi e beni in esse contenuti, per tipo, quantità, lotto e scadenza.
Una modalità questa che consente la piena integrazione con la gestione informatizzata dei trasporti su gomma e i trasporti interni, fino alla consegna al reparto per l'alimentazione semiautomatica degli armadietti informatizzati, in modo da favorire l'attività infermieristica nei processi di prescrizione e somministrazione informatizzata.


La gestione della Cold Chain
Particolare attenzione è posta al rispetto delle normative in materia di conservazione e distribuzione dei medicinali nelle operazioni di gestione integrata dell'approvvigionamento.
È stato implementato un sistema per l'identificazione, la tracciabilità totale e la storia termica di materiale anche durante le fasi di trasporto.
Le cassette utilizzate per il trasporto dei medicinali a temperatura controllata sono dotate di apposito datalogger che trasmette le informazioni sulla temperatura della cassetta sia tramite sistemi remotizzati sia utilizzando smartphone per la lettura in tempo reale.

Tutti i mezzi utilizzati per il trasporto dei materiali sono dotati di sistema di raffrescamento e riscaldamento in modo da garantire la conservazione dei prodotti alla temperatura prevista.
Le temperature sono tracciate tramite appositi datalogger che trasmetto il dato attraverso sistemi Gps.

Il Magazzino Unico è dotato di più di 3.000 posti pallet; 2.500 metri lineari di scaffali; oltre 14.500 vani di stoccaggio all'interno del sistema automatico verticale a vassoi rotanti per la movimentazione e lo stoccaggio di farmaci e dispositivi medici a temperatura controllata; un Sistema di sorting automatico per consolidamento e smistamento delle unità di spedizione in funzione del centro di costo richiedente; controllo in uscita su cinque baie di carico per verificare l'appropriatezza della spedizione per i vari centri di costo richiedenti. Per la movimentazione interna si avvale di 11 carrelli elettrici.


Vantaggi organizzativi ed economici
A seguito di gara eseguita dall'Agenzia Regionale Intercenter ER, il servizio di gestione integrata del Magazzino è stato affidato ad un raggruppamento temporanea d'impresa.
Questo innovativo modello di gestione punta a ridurre i costi e ad aumentare la qualità dei servizi resi.
Ciò è reso possibile da una progressiva riduzione dei costi di gestione ottenuti grazie alla graduale riduzione del numero di magazzini locali (passando da 11 magazzini ad un unico magazzino) e dalla continua diminuzione del personale tecnico ed amministrativo occupato in attività logistiche e di magazzino.

L'accentramento della gestione consente inoltre di qualificare ed omogeneizzare i prodotti gestiti: dal dispositivo medico di largo consumo e specialistico, al medicinale.
Ridurre la variabilità delle referenze gestite consente a sua volta di ridurre i costi di gestione operativa, riducendo il numero di ordini da effettuare, di documenti di trasporto da ricevere, di picking da svolgere e di fatture da liquidare.

L'incremento della qualità dei servizi offerti è resa possibile da un approccio di gestione per processi attraverso l'utilizzo di procedure più efficaci.
La centralizzazione consente infatti di incrementare gli strumenti tecnologici a disposizione, in modo da:
  • garantire evoluti percorsi di tracciabilità per farmaci e dispositivi medici;
  • una maggiore pianificazione delle attività (riducendo la necessità di urgenze);
  • un incremento delle referenze disponibili a scorta facilitando il processo di approvvigionamento dei reparti, una migliore razionalizzazione e qualità dei trasporti.
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