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Si scrive 'dematerializzare' ma si legge 'risparmiare'. Scopriamo quanto, e in che tempi.

17/07/2012
In breve
Il termine 'revisione della spesa' (o 'spending review', a calmierare con balsamo anglosassone i tagli alla spesa pubblica) è stato coniato da e per la Pubblica Amministrazione, ma può essere ovviamente esteso al settore privato, nella misura in cui, per restare sul mercato e superare una delle crisi economiche più virulente della storia del capitalismo, le aziende si trovano nell'urgente necessità di contenere i costi e incrementare l'efficienza. In quale misura e dopo quanto tempo la dematerializzazione dei documenti può contribuire a conseguire questo obiettivo? Lo abbiamo chiesto a Fulvio Re, Italy Marketing Manager di Lexmark.

Premessa
Lexmark International offre alle aziende di tutte le dimensioni un'ampia gamma di prodotti, software, soluzioni e servizi di stampa e imaging che consentono ai clienti di ridurre il numero di stampe e incrementare il risparmio.

Assodato che i documenti cartacei nel prossimo futuro diminuiranno sino a stabilizzarsi, mentre quelli digitali cresceranno molto rapidamente, Lexmark, da azienda che aveva individuato nei dispositivi e nelle soluzioni di stampa il proprio core business, negli ultimi anni ha ampliato la propria gamma di servizi per essere in grado di proporre alla clientela interventi strutturali volti alla razionalizzazione della gestione dei documenti.

Ad esempio Perceptive Software, un'azienda software autonoma all'interno di Lexmark, è un provider leader di software di gestione dei contenuti aziendali che consente alle organizzazioni di gestire in modo efficace l'intero ciclo di vita di documenti, semplificando i processi aziendali e innescando una maggiore efficienza operativa.

Fulvio Re, Italy Marketing Manager di Lexmark, ci spiegherà ora perché mettere mano alla gestione dei documenti sia così vantaggioso in termini di recupero di efficienza per le imprese.


Conversazione con Fulvio Re

In base alle vostre ricerche, dal 2014 il volume di carta per stampare i documenti resterà stabile, mentre il numero di documenti elettronici crescerà esponenzialmente. Lexmark sta conseguentemente differenziando la propria attività, affiancando, alle soluzioni per la stampa, servizi e strumenti per l'acquisizione e la gestione di documenti in formato elettronico: è corretto?


Lexmark, con le ultime acquisizioni fatte dal 2010 ad oggi, ha creato una divisione software al suo interno che si affianca all'azienda tradizionale, che si occupa di gestire dati e processi non strutturati all'interno di una organizzazione: software che permettono di ottimizzare processi e informazioni per renderli facilmente fruibili e per abbatterne i costi di gestione.

Dal momento che, come lei stesso ha affermato, prevediamo un forte incremento dei documenti elettronici, ci siamo attrezzati in tal senso: per noi è importante aiutare il cliente ad analizzare la sua infrastruttura, attraverso la nostra consulenza, consigliando laddove necessario una razionalizzazione per utilizzare in modo appropriato le risorse economiche producendo un documento cartaceo solo dove e quando se ne ha esigenza.


Sono rimasto impressionato da questo dato Ipsos del 2010: in Italia, in media un impiegato stampa 780 pagine al mese, e il 20% delle stampe effettuate finisce direttamente nel cestino senza essere letta.
A fronte di questo, sono rimasto altrettanto stupito nell'apprendere che la maggior parte delle aziende - secondo Lexmark il 67% - non riesce a quantificare i costi della stampa dei documenti: perché secondo lei?


L'area documentale è sempre stata considerata un'area di periferiche, ovvero 'di periferia', quindi poco vagliata.
Gli addetti all'information technology si sono sempre focalizzati su quegli elementi correlati al core business, quindi applicazioni e infrastrutture che vanno a impattare maggiormente sui processi di business dell'azienda.

Le stampanti, viste come commodity, e in buona sostanza come qualcosa di 'periferico', sono state prese poco in considerazione; oltretutto c'è poca cultura per entrare nei dettagli e capire quali siano i parametri per razionalizzare la stampa e usarla nel modo appropriato: molto spesso le imprese agiscono in base a sensazioni, che portano a comportamenti piuttosto empirici, come ad esempio stampare fronte e retro per consumare meno carta.

In certi casi si ravvisano situazioni di veri e propri sprechi, come la presenza di stampanti su ogni scrivania, macchine fotocopiatrici nei corridoi non collegate al sistema informatico e via discorrendo.
Pensi che quel 20% a cui facevate riferimento nella domanda si riferisce a stampe dimenticate nel dispositivo per distrazione, che addirittura in certi casi sono prese da un collega insieme alle proprie, e poi ristampate un'altra volta. Non è facile intervenire in certe dinamiche quindi bisogna che un'azienda specializzata se ne occupi.


Dalle sue parole mi pare quasi che la stampa sia un riflesso incondizionato degli impiegati...

Più che un riflesso incondizionato un retaggio culturale: potrei citarle più di un esempio in cui parlo con dirigenti assolutamente competenti nell'ambito dell'utilizzo digitale dei documenti, solo che poi vanno a stampare tutte le email e le pagine web che li interessano perché così sarebbe più facile consultarle.
Ma anche qui, fatto salvo che la nostra generazione avrà sempre bisogno di stampare, occorre fare in modo che si stampi solo quando e dove serve.


In genere, e talvolta a ragione, si ritiene che la Pubblica Amministrazione abbia sacche di inefficienza maggiori rispetto al settore privato. In base alla vostra esperienza, si sente di confermare questa opinione per quanto riguarda la gestione dei documenti?

In questo caso bisogna considerare due aspetti.
Per quanto riguarda la stampa, la PA negli ultimi anni ha acquistato i prodotti tramite Consip, quindi l'acquisto dell'infrastruttura viene fatta per mezzo degli oggetti.
La mia sensazione è che solo di recente si stiano rendendo conto che quello che serve è un approccio diverso, che tenga conto di quello che è l'utilizzo, concentrandosi meno sugli oggetti e più sul management: in questo occorrerebbe reggiungere la giusta efficienza.

Per quanto riguarda il secondo aspetto, ovvero quello della gestione della carta e della smaterializzazione dei documenti, la PA si è dotata in molti settori delle tecnologie adatte, ma fa fatica ad applicarle appieno anche per i cambiamenti dettati dalla politica, dal momento che le priorità e i progetti di razionalizzazione sono differenti a seconda di chi riceve il mandato.


Continuiamo con il confronto fra pubblico e privato. In Italia, quali ritiene siano i maggiori ostacoli sulla via della dematerializzazione dei documenti per l'uno e per l'altro settore?

La situazione è molto variegata, perché se è vero che mantenere magazzini con documenti o capannoni per diversi anni prevede un costo che può essere eliminato con la dematerializzazione, è altrettanto vero che non è che detto che all'interno dell'azienda si abbiano le capacità per acquisire le tecnologie e le competenze per realizzare la dematerializzazione dei documenti in tempi ragionevoli.

In questo caso ci si deve affidare inevitabilmente a servizi e ad aziende esterne, cosa che poi fa nascere perplessità nei confronti delle questioni di privacy e di riservatezza delle informazioni contenute nei documenti da dematerializzare.

Occorre poi considerate che la normativa in Italia sui documenti digitali con valore legale e fiscale è molto avanzata e dovrebbe permettere una efficace trasformazione dei documenti di rilievo legale e fiscale, solo che le leggi sono continuamente oggetto di modifiche ed evoluzioni, inducendo gli operatori privati all'attesa di una definitiva stabilizzazione della normativa per evitare sprechi e doppi adeguamenti: perché infatti dovrei investire in un ambito nel quale ragionevolmente mi attendo altre modifiche, e quindi altre spese per adeguarmi?

Anche un recente studio del Politecnico di Milano ha evidenziato che le ragioni alla limitata diffusione della dematerializzazione dei documenti non stanno tanto nella carenza di norme e strumenti, ma nella bassa stabilità delle decisioni, mettendo in evidenza come esistano resistenze psicologiche in merito.


E quali ritiene siano i benefici maggiori fatti salvi i già conosciuti aspetti legati al risparmio energetico ambientale?

Già da subito, razionalizzando la propria struttura, si potrebbero utilizzare i documenti elettronici anziché cartacei, con il conseguente vantaggio di velocità del reperimento delle informazioni, in quanto sarebbero indicizzate e di facile ricerca e consultazione.
Inoltre, viene facilitata enormemente l'integrazione con i partner esterni per quanto riguarda il flusso dei documenti.



Molto spesso il problema è il pregresso: manutenere un archivio costa, ma costa anche dematerializzarlo; inoltre, una volta eliminata la carta, permane il dubbio se conservare comunque i documenti cartacei oppure no. Possiamo dire che il documento, già oggi, nasce elettronico, ma quando poi si tratta di andare ad apporre delle firme si usa il cartaceo.


Evitare di stampare, nella misura in cui non si consuma carta, aiuta l'ambiente, questo è pacifico. La dematerializzazione dei documenti rientra anche nei requisiti delle certificazioni di sostenibilità ambientale, o nel computo della carbon footprint aziendale (o nazionale, parlando del settore pubblico)?

Lexmark utilizza questo tipo di soluzione legata alla dematerializzazione come elemento di salvaguardia ambientale, e rientra nella nostra politica aziendale insieme ad altre pratiche legate alla social sustainability, come ad esempio la riduzione del volume degli imballaggi e l'utilizzo di materie prime meno dannose per l'ambiente.
La Pubblica Amministrazione e alcuni clienti richiedono direttamente questi requisiti, che devono riguardare tutta la catena del valore, quindi direi che la risposta è senz'altro affermativa.


Ho letto che i tempi di ritorno dell'investimento nella dematerializzazione dei documenti sono lunghi. Quanto c'è di vero in questa affermazione, e come si può porvi rimedio, in un periodo nel quale il pubblico deve assolutamente fare cassa e il privato ha il problema della stretta del credito?

Dipende: nell'ambito più della gestione e stampa del documento, l'ottimizzazione di una infrastruttura implica mettere mano all'infrastruttura stessa, quindi si tratta di investire.
Se l'investimento significa acquistare nuovi beni, allora devo avere un ritorno che mediamente è in un anno, un anno e mezzo circa.
Esistono però possibilità in base alle quali, anziché acquistare l'infrastruttura, io ne posso pagare l'utilizzo, senza cioè affrontare l'investimento iniziale.

In sintesi, dipende dall'approccio che le aziende decidono di avere nei confronti della dematerializzazione dei documenti, e le situazioni sono molto variegate: si tratta di stabilire se si intende agire sui documenti correnti oppure anche sull'archivio, inoltre si deve stabilire se mettersi in casa infrastrutture e competenze (e in questo caso è necessario un investimento iniziale) oppure se pagare un servizio a consumo.


Avete soluzioni specifiche per le aziende che forniscono servizi logistici, o per la funzione logistica all'interno di aziende manifatturiere o commerciali?

Abbiamo componenti che possono essere impiegate in questo settore ed agevolare non poco le attività, come ad esempio la modulistica elettronica per i documenti di trasporto.
Non abbiamo una soluzione completa dedicata anche perché in generale i nostri prodotti hardware e software non vanno a rivoluzionare il comparto, ma vanno semplicemente ad aggiungersi ad una determinata infrastruttura preesistente, essendo di fatto compatibili con molte realtà.


Se non ho inteso male, Lexmark stessa al proprio interno sta implementando un processo di dematerializzazione dei documenti. A che punto siete, e quali risultati avete ottenuto?

Sì, effettivamente nei nostri nuovi uffici abbiamo realizzato una sorta di percorso-dimostrazione delle nostre attività per i clienti, una specie di vetrina mediante la quale facciamo vedere come abbiamo applicato questo modello su di noi: vogliamo far toccare con mano come abbiamo lavorato con le nostre soluzioni, razionalizzando i processi e ottimizzando l'infrastruttura.



Grazie a questa nuova impostazione abbiamo ridotto del 48% il consumo di carta, il che equivarrebbe ad eliminare 65 automobili ogni anno, e il 51% del consumo di energia elettrica.
Facciamo vedere come siamo arrivati a questi risultati e quali siano state le difficoltà, la più importante delle quali è la resistenza al cambiamento.


Questo è molto interessante. La resistenza al cambiamento proviene dal management aziendale oppure dagli operatori, che immagino dovranno acquisire nuove competenze per adottare un nuovo modello di gestione documentale?

Fondamentalmente viene dagli utilizzatori interni all'azienda, non dal management, che invece si è sempre mostrato molto ricettivo nei confronti del tipo di approccio che andiamo a proporre.

Per questo motivo aiutiamo sempre le aziende a comunicare con i propri operatori, mettendo in luce sia i vantaggi che la razionalizzazione nella gestione dei documenti potrebbe apportare a tutta l'azienda sia quelli per le singole persone.
L'informazione principale riguarda la sostenibilità ambientale: facciamo sapere ad esempio quante emissioni di CO2 verranno evitate grazie all'utilizzo del nuovo sistema, facendo chiaramente percepire il contributo che anche loro, come singoli, andranno ad apportare all'ambiente.

Insomma, l'importante è coinvolgere le persone e farle partecipare, senza far calare tutto dall'alto come se fosse una mera imposizione.


Autore: Emanuele Arata
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