Software e sistemi per il trasporto

Beautyprof: quando il magazzino si fa bello (e automatizzato)

27 ottobre 2011
In breve
Beautyprof Spa, azienda leader nella distribuzione di articoli per l'igiene e la cura della persona e proprietaria dei punti vendita Sensation Profumerie, ha organizzato i magazzini con il supporto dei sistemi informativi di Kirio, software house bolognese.
Semplicità di gestione dei processi, ritorno dell'investimento immediato, forte riduzione degli errori e risparmio di tempo in varie fasi, i principali vantaggi dell'operazione.

Premessa
Beautyprof Spa nasce dalla passione della famiglia Novembre per il commercio di articoli per la casa e la persona.
L'anno di fondazione è il 1995 e una crescita continua ha portato l'azienda, con sede a Gioiosa Ionica, a diversificare la propria attività in due rami: distribuzione all'ingrosso di prodotti per l'igiene e la cura del corpo e vendita diretta di profumi di alta qualità attraverso i negozi della catena Sensation Profumerie, aperta nel 2003.

Un fatturato di circa 16 milioni all'anno, 85 dipendenti, 2 magazzini, 10 agenti, sono i numeri che contraddistinguono Beautyprof, la cui evoluzione, in linea con le istanze provenienti dal mercato, sarà quella di ampliare la rete di negozi, uscendo dai confini regionali.


Il flusso di magazzino: la necessità di riorganizzare
La gestione di un'azienda come Beautyprof, con un giro d'affari importante che riguarda circa 30.000 referenze, due anime e dunque modalità diverse di flusso della merce, richiede un'organizzazione ottimale dei magazzini.

«Abbiamo riscontrato delle problematiche a livello logistico che avevano come conseguenze ritardi ed errori nelle consegne.
Oggigiorno una spiccata informatizzazione può rappresentare una soluzione.
Per questo motivo siamo approdati prima ad un ERP e poi ad un verticale integrato specifico per la gestione dei magazzini», esordisce Domenico Novembre, Presidente di Beautyprof Spa.



I due magazzini svolgono funzioni diverse: uno è adibito allo stoccaggio della merce per i mass market, mentre l'altro allo stoccaggio della merce per i punti vendita.

Nel primo la gestione è a pallet, nel secondo a pezzi.
Le maggiori criticità erano riscontrate nella fase di controllo della merce in quanto occorreva una verifica, con l'impiego di due operatori, della corrispondenza con gli ordini sia in entrata che in uscita.
Inoltre, la ridotta catalogazione costringeva ad abbinare ad ogni singolo prodotto una singola e fissa postazione di picking.


L'approccio K-Logistic di Kirio
Mago.net di Microarea, software house genovese, è il sistema ERP scelto da Beautyprof per gestire i processi principalmente amministrativi.

«Mago ha sempre risposto alle nostre esigenze gestionali e dunque abbiamo cercato una soluzione che vi si integrasse completamente.
Dopo varie ricerche siamo approdati a K-Logistic di Kirio», afferma Novembre.

Il software della software house bolognese corrispondeva ai fabbisogni dell'azienda in termini di flessibilità e capacità di schedulazione e organizzazione degli spazi.

«Anche il team di Kirio ci è piaciuto: si sono dimostrati da subito competenti, affidabili e disponibili a sviluppare quelle personalizzazioni a noi necessarie», continua Novembre.

Com'è ora il flusso di magazzino?
In entrata merci l'ufficio preposto alla ricezione con un cruscotto autorizza le bolle; contestualmente i magazzinieri, grazie a K-Logistic, vedono comparire sul loro terminale i dati della bolla stessa e dunque vengono a conoscenza degli articoli da collocare, in quali scaffali.

Una volta compiuta questa operazione in automatico la bolla viene importata nel gestionale che attraverso un semaforo verde segnala la disponibilità alla vendita del prodotto.
In uscita merci il percorso è in direzione opposta, da Mago.net a K-Logistic.
Il gestionale invia in automatico a K-Logistic gli ordini da preparare; un operatore decide a chi assegnare gli ordini da evadere; il magazziniere in base ai dati che vede comparire sul proprio terminale compie il percorso per prelevare la merce e la predispone per la spedizione.

Infine Mago.net procede alla fatturazione.
In questa fase occorre fare una distinzione per quanto riguarda la spedizione della merce ai punti vendita: come detto in questo caso di parla di pezzi e non di pallet e perciò è stato scelto di utilizzare dei box di plastica in cui vengono disposti i vari profumi già in progressione in base all'etichettatura.


Vantaggi
I due magazzini di Beautyprof ora sono automatizzati.
K-Logistic ha consentito di riorganizzare tutti i processi logistici, dall'ingresso merci, allo stoccaggio, alla movimentazione interna, al prelievo, all'inventario.

«Proprio la gestione degli inventari prima era pressoché impossibile; per questa operazione avevamo addirittura 10-15 giorni di stallo.
Con K-Logistic invece il magazziniere è in grado di fare una proposta di rettifica inventariale, positiva o negativa, che viene visualizzata sul gestionale e che richiede comunque una convalida», dice Novembre.

Altri vantaggi riguardano l'incremento della produttività degli operatori, in quanto grazie alla possibilità di visualizzare con precisione ove è collocata la merce hanno diminuito i loro tempi di prelievo e possono dedicarsi ad altre attività a valore aggiunto.

La fase di doppio controllo non è più necessaria perché i magazzinieri "leggono" dati certi tramite barcode.
«Posso affermare che gli errori ormai sono quasi nulli ed in generale il lavoro è decisamente semplificato rispetto a prima», dichiara Novembre.


K-Premi: anche la gestione dei contratti è automatizzata
Alla riorganizzazione dei processi logistici ha fatto eco anche una revisione delle modalità di gestione delle relazioni contrattuali con i fornitori.

«I contratti con i nostri fornitori sono complessi, in quanto personalizzati per ciascuno, quindi era difficile gestire le variazioni delle aliquote che portavano alla diversificazione dei premi.
Kirio ha risolto anche questa problematica indicandoci il loro software K-Premi», conclude Novembre.

Oggi Beautyprof ha una gestione automatizzata dei contratti con i fornitori con liquidazione di premi ed emissione dei documenti sia attivi che passivi.


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