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I tormenti e i tempi per realizzare un magazzino di importanza strategica

14/02/2011
In breve
Realizzare un magazzino, a prescindere dalle situazioni peculiari ai diversi settori, presenta una serie di problematiche progettuali ed esecutive comuni ad ogni ambito produttivo.
Stefano Bianchi di AB Coplan, in questo articolo, ci parla degli ostacoli più frequenti che ha dovuto aggirare durante la propria esperienza pluriennale di consulente.
Premessa
In questi ultimi anni ci siamo occupati dello studio, della progettazione e della direzione esecutiva logistica di diversi magazzini di importanza strategica in svariati settori (meccanica, elettronica, abbigliamento, arredamento, ecc.).

Pur essendo diversi i settori, le problematiche e le situazioni contingenti, in quasi tutti i casi abbiamo riscontrato ed abbiamo dovuto affrontare problematiche e tormenti molto simili: vediamo quali.

Intoppi nella fase progettuale
Il primo scoglio da superare, che si manifesta appena il consulente logistico mette il piede in azienda, è rappresentato dalla stima, da parte del vertice aziendale, riguardo ai tempi di realizzazione del nuovo impianto.

Questa stima, nelle ipotesi più ottimistiche, differisce di circa 1 anno rispetto ai tempi del normale calendario terrestre.

Al termine di una logorante trattativa (provare per credere) lo scoglio è brillantemente superato con una dieta che lascia sul campo i giorni di troppo.

Il secondo problema che si presenta in successione temporale è collegato alle licenze edilizie, ai vincoli paesaggistici ed in genere a tutti i legaccini e legacciuoli che rendono più o meno impervio e di durata difficilmente quantificabile il percorso iniziale del progetto.

Tale variabilità purtroppo non è funzione solamente di situazioni oggettivamente differenti, ma quasi esclusivamente della maggiore o minore efficienza dei diversi organismi e funzionari pubblici preposti.

E' evidente che gli effetti negativi più diretti si ripercuotano sull'azienda, meno evidenti sono le implicazioni sui progettisti civili e logistici, che sono costretti ad aggiornare i progetti sia per le modifiche imposte dai vari enti che per sopravvenute variazioni nel trend di sviluppo o nelle strategie aziendali.

Il terzo grosso tormento nasce prevalentemente all'interno dell'azienda stessa: grosse incertezze sul futuro andamento delle attività e rilevante influenza della situazione contingente del mercato, provocano frequenti cambiamenti di indirizzo con conseguenti correzioni più o meno rilevanti da apportare, in particolar modo al progetto logistico.

Intoppi nella fase esecutiva
Una volta definito il progetto preliminare ed ottenuti i vari placet dai diversi enti, si passa alla fase esecutiva e, stendendo un velo pietoso sui casi nei quali l'azienda procede in modo improvvisato affidando l'esecutivo direttamente ai fornitori, per la componente logistica può innescarsi un processo di involuzione che rischia di vanificare in parte od in toto le parti innovative del progetto.

In tutte le aziende, infatti, esiste una componente conservatrice che tende a mantenere le cose come stanno (è una vera e propria legge fisica); è in questa fase delicata che il consulente deve impegnarsi in un'opera di mediazione atta a soddisfare nel limite del possibile le richieste aziendali senza snaturare il progetto.

La realizzazione di un nuovo magazzino comporta sempre l'introduzione di sistemi di handling ed organizzativi innovativi, pur se con diversi possibili livelli di automazione, e le problematiche si presentano tanto più critiche quanto maggiore è il livello innovativo e di conseguenza il divario fra le competenze richieste e quelle disponibili.

In effetti la formazione, pur se progettata sulla base delle specifiche esigenze aziendali, non sempre risolve i problemi complessi dell'idoneità del personale alle funzioni che deve svolgere e le implicazioni legate all'anzianità di servizio, ai ruoli storicamente svolti, ecc.

Un ulteriore problema da affrontare riguarda il rapporto con i fornitori incaricati di realizzare l'impianto.
Frequentemente i fornitori propongono le attrezzature a loro più confacenti, non rispettando le specifiche dei capitolati elaborati dal consulente logistico, con conseguenti snervanti trattative per ottenere una soddisfacente congruenza fra la richiesta e l'offerta.

L'ultimo tormento che desideriamo evidenziare, apparentemente banale, è rappresentato dal trasloco finale parziale o totale: l'esigenza prioritaria dell'azienda è la necessità di annullare completamente il tempo d'interruzione delle attività (vedi problema del calendario).

La casistica delle possibili situazioni è molto varia (trasferimento totale in altro edificio, ampliamento, risistemazione nello stesso edificio, ecc.) ma in ogni caso occorre elaborare (in accordo con i fornitori esterni) un accurato piano che sfruttando i fine settimana e le ferie, per la gioia di dirigenti e collaboratori, permetta di raggiungere l'obiettivo aziendale.

Tale piano risulta particolarmente complesso e delicato nel caso di risistemazione del magazzino nello stesso edificio: in tal caso è ritenuto requisito essenziale la conoscenza approfondita del "gioco del 15".

Un altro tempo che le aziende tendono a considerare nullo è il tempo di avviamento dell'impianto.

I primi passi del nuovo impianto sono sempre causa di un livello di stress elevato: si commettono errori, la produttività non è costante, gli orari si dilatano, le persone si lamentano.

Per portare l'impianto a regime è fondamentale remare tutti nella stessa direzione e con lo stesso impegno, e soprattutto dalla direzione devono giungere segnali positivi, di fiducia ed equilibrio.


Conclusioni
Riconsiderando quanto sopra, ci è sorto il dubbio di avere compiuto un'azione dissuasiva nei confronti di aziende che intendano intervenire sul magazzino.

In realtà l'obiettivo era esattamente l'opposto, ovvero quello di effettuare un'analisi realistica delle problematiche che devono essere affrontate e dell'importanza per le aziende di non farsi travolgere dai "tormenti" del magazzino.
Autore: Stefano Bianchi
Fonte: AB Coplan
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